10+ kinh nghiệm thuê văn phòng giúp bạn tránh mất tiền oan

Bạn đang muốn tìm một không gian làm việc phù hợp với nhu cầu nhưng chưa có kinh nghiệm thuê văn phòng? Hãy để Gems Empire Tower chia sẻ tới bạn 10 kinh nghiệm “vàng” dưới đây giúp bạn “chốt đơn” nhanh, tránh bị lừa đảo mất tiền oan. 

10 kinh nghiệm thuê văn phòng “xương máu” cho các doanh nghiệp

Khi thuê văn phòng, việc nằm lòng các kinh nghiệm là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và chọn được không gian làm việc phù hợp. Dưới đây là 10 kinh nghiệm hay mà bạn không thể bỏ qua:

Kinh nghiệm thuê văn phòng dựa trên nhu cầu

Trước khi tìm kiếm, hãy tự trả lời: bạn đang cần một văn phòng để làm gì? Là nơi làm việc chính thức, nơi gặp gỡ khách hàng, hay chỉ là một không gian linh hoạt để làm việc nhóm vài giờ mỗi ngày?

Việc xác định rõ nhu cầu sẽ giúp bạn lọc được loại hình phù hợp:

• Văn phòng chia sẻ (co-working): Linh hoạt, tiết kiệm chi phí cho các đơn vị startup nhỏ.
• Văn phòng riêng: Cần thiết với doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều nhân sự hoặc yêu cầu riêng tư.
• Căn hộ officetel, nhà nguyên căn: phù hợp với nhóm startup muốn vừa ở vừa làm việc.
• Building, cao ốc văn phòng: dành cho doanh nghiệp có quy mô lớn, cần mặt bằng chuyên nghiệp để nâng tầm hình ảnh.

Bạn cũng cần cân nhắc thêm về thời gian thuê (ngắn hạn hay dài hạn), nhu cầu sử dụng buổi tối, cuối tuần, có cần chỗ đậu xe hay không… để tránh phát sinh chi phí hoặc phải dọn văn phòng khi nhu cầu thay đổi.

Tìm hiểu, xác định các chi phí ẩn

Nhiều chủ nhà hoặc tòa nhà không công khai toàn bộ chi phí trong bảng giá ban đầu. Điều này có thể khiến bạn rơi vào tình trạng “vỡ kế hoạch” tài chính sau vài tháng thuê. Theo kinh nghiệm thuê văn phòng chia sẻ từ nhiều người trên các diễn đàn, hội nhóm thì các chi phí ẩn thường gặp nhất bao gồm:

• Phí làm ngoài giờ (tính theo giờ hoặc theo block)
• Phí sử dụng phòng họp
• Phí bảo trì hệ thống điều hòa, thang máy
• Phí dọn vệ sinh khu vực chung
• Phí quản lý tăng theo từng năm
• Phí an ninh

Vì vậy, một kinh nghiệm thuê văn phòng đó là bạn nên yêu cầu chủ cho thuê liệt kê tất cả các khoản phí vào phụ lục hợp đồng và làm rõ cơ chế tăng giá trong tương lai nếu có.

Lựa chọn vị trí văn phòng phù hợp

Vị trí văn phòng ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng di chuyển, giao thương và trải nghiệm tổng thể của nhân viên. Do đó, khi thuê văn phòng, hãy chọn nơi thuận tiện giao thông, dễ tìm kiếm và không quá xa khu trung tâm nếu công ty có nhu cầu gặp gỡ khách hàng thường xuyên.

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp bạn hoạt động trong lĩnh vực cần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp như tài chính, luật, tư vấn…vị trí văn phòng trong các quận trung tâm như Quận 1, 3 (TP.HCM) hoặc Hoàn Kiếm, Cầu Giấy (Hà Nội) sẽ giúp nâng tầm thương hiệu.

Tìm hiểu thị trường, tham khảo người quen

Trước khi “xuống tiền” cho bất kỳ mặt bằng nào, bạn nên dành thời gian khảo sát thị trường kỹ lưỡng. Việc tìm hiểu giá cả, xu hướng khu vực và so sánh giữa các tòa nhà sẽ giúp bạn định vị rõ ràng mức ngân sách cần chi và tránh bị “hét” giá.

Một kinh nghiệm thuê văn phòng hay đó truy cập các website cho thuê, tham khảo bảng giá từ các đơn vị môi giới hoặc tham gia vào các nhóm cộng đồng doanh nghiệp để nắm bắt thị trường từ người đi trước.

Ngoài ra, đừng bỏ qua nguồn thông tin từ bạn bè, đồng nghiệp hoặc các chủ doanh nghiệp đã từng thuê văn phòng trong khu vực bạn quan tâm. Những chia sẻ từ người quen thường rất thực tế sẽ giúp bạn đưa ra lựa chọn chính xác.

Tham khảo tiện ích đi kèm

Một tòa nhà văn phòng hiện đại không chỉ cần đẹp mà còn phải đáp ứng những tiện ích đi kèm để tạo môi trường làm việc hiệu quả cho doanh nghiệp. Những tiện ích cần kiểm tra khi thuê văn phòng bao gồm: Thang máy (số lượng và tốc độ), máy phát điện dự phòng, hệ thống điều hòa trung tâm, khu pantry (khu ăn uống, nghỉ ngơi), phòng họp chung, hệ thống an ninh và khu vực lễ tân. 

Ngoài ra, ở một số tòa nhà còn cung cấp dịch vụ vệ sinh, tiếp tân hoặc hỗ trợ doanh nghiệp về pháp lý, kế toán.

Kinh nghiệm thuê văn phòng – Soạn thảo hợp đồng minh bạch

Bạn cần chắc chắn rằng tất cả điều khoản liên quan đến giá thuê, thời gian thuê, chi phí phụ, điều kiện thanh toán, nghĩa vụ bảo trì, hoàn trả mặt bằng… đều cần được ghi rõ ràng trong hợp đồng.

Đặc biệt, hãy chú ý đến các điều khoản về việc chấm dứt hợp đồng sớm, mức phạt vi phạm hợp đồng, thời gian gia hạn và những điều kiện cần thực hiện khi thanh lý hợp đồng. Nếu cần, bạn nên nhờ một luật sư hoặc người có kinh nghiệm kiểm tra lại trước khi ký.

Đừng vội vàng đặt cọc

Nhiều người thuê lần đầu vì sợ bị mất cơ hội đã nhanh chóng đặt cọc mà chưa kiểm tra kỹ giấy tờ, hiện trạng văn phòng hay thông tin pháp lý. Đây là một sai lầm dễ khiến bạn mất trắng nếu không may gặp bên cho thuê không uy tín.

Một kinh nghiệm thuê văn phòng đó là chỉ đặt cọc sau khi đã kiểm tra đầy đủ thông tin, xem trực tiếp mặt bằng, đọc kỹ hợp đồng và xác nhận được danh tính của chủ sở hữu. Bạn cũng nên yêu cầu biên nhận đặt cọc và quy định cụ thể các điều kiện hoàn hoặc giữ cọc để phòng tránh tranh chấp về sau.

Kiểm tra lại trước khi nhận bàn giao

Kinh nghiệm thuê văn phòng bạn cần lưu ý đó là trước ngày nhận bàn giao chính thức, hãy dành thời gian kiểm tra kỹ mọi thứ trong văn phòng, từ hệ thống điện nước, điều hòa, trần sàn tường, ổ cắm điện cho đến hệ thống phòng cháy chữa cháy.

Đừng bỏ qua những chi tiết nhỏ như bóng đèn, ổ khóa, hoặc đường dây mạng. Mọi hỏng hóc nên được chụp hình, ghi chú lại và yêu cầu chủ nhà xử lý hoặc ghi vào biên bản bàn giao để tránh tranh cãi khi trả lại mặt bằng.

Đừng bỏ qua yếu tố phong thuỷ

Phong thủy tuy không phải là yếu tố bắt buộc nhưng lại được nhiều doanh nghiệp xem trọng vì ảnh hưởng đến vận khí và sự thuận lợi trong kinh doanh. Theo đó, một kinh nghiệm thuê văn phòng đó là hãy ưu tiên chọn văn phòng có hướng hợp tuổi với người đứng đầu doanh nghiệp, cửa ra vào thông thoáng, không bị chắn bởi cột điện hay góc nhọn. 

Tuyệt đối tránh các vị trí đối diện nghĩa trang, bệnh viện hay nơi ồn ào náo nhiệt. Nếu có thể, bạn nên mời chuyên gia phong thủy xem trước để yên tâm hơn khi đưa ra quyết định. 

Tìm hiểu chủ cho thuê uy tín

Không ít trường hợp người thuê phải “khóc dở mếu dở” vì gặp chủ nhà thiếu minh bạch hoặc môi giới kém uy tín. Vì vậy, kinh nghiệm thuê văn phòng đó là tìm chọn một đơn vị cho thuê uy tín. Họ sẽ đảm bảo quy trình thuê/trả mặt bằng suôn sẻ và hỗ trợ tốt trong suốt quá trình vận hành.

Bạn nên ưu tiên làm việc trực tiếp với chủ tòa nhà hoặc đơn vị quản lý có tên tuổi, thông tin pháp lý rõ ràng và hợp đồng minh bạch. Trường hợp phải làm việc qua môi giới, hãy kiểm tra hồ sơ công ty môi giới, đọc đánh giá từ khách hàng cũ và chỉ đặt cọc khi mọi thông tin được xác thực.

Vì sao bạn nên chọn Gems Empire Tower làm địa chỉ thuê văn phòng?

Với kinh nghiệm đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp trong và ngoài nước, Gems Empire Tower đã và đang trở thành đối tác vàng hỗ trợ doanh nghiệp phát triển bền vững. Đến năm 2025, Gems Empire Tower định hướng trở thành đối tác hàng đầu tại Đông Nam Á chuyên cung cấp dịch vụ mặt bằng kinh doanh, văn phòng… với không gian hiện đại, chuyên nghiệp.

Những điểm nổi bật trong dịch vụ chỉ có tại Gems Empire Tower:

• Tư vấn chuyên sâu theo đúng nhu cầu, quy mô và ngân sách
• Hệ sinh thái mặt bằng đa dạng bao gồm văn phòng chia sẻ, officetel, nhà nguyên căn, cao ốc…
• Mặt bằng nằm tại vị trí đắc địa, dễ tiếp cận giao thông và khách hàng mục tiêu.
• Hợp đồng minh bạch, hỗ trợ pháp lý đầy đủ.
• Tiện ích hiện đại, dịch vụ đi kèm tối ưu chi phí vận hành.
• Hỗ trợ xuyên suốt, từ khảo sát đến nhận bàn giao và vận hành.

Hy vọng những kinh nghiệm thuê văn phòng trên sẽ giúp bạn tránh được rủi ro và tiết kiệm chi phí. Nếu bạn đang cần hỗ trợ tìm mặt bằng phù hợp, Gems Empire Tower luôn sẵn sàng đồng hành. Liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline để được tư vấn miễn phí và xem văn phòng thực tế.