Có nên đặt cọc khi thuê văn phòng? Tư vấn chi tiết kèm 5 kinh nghiệm tránh mất tiền cọc oan dưới đây sẽ rất hữu ích đối với các doanh nghiệp.

Có nên đặt cọc khi thuê văn phòng? 5 cách tránh mất tiền oan

Có nên đặt cọc khi thuê văn phòng? Đây là câu hỏi mà rất nhiều doanh nghiệp băn khoăn khi tìm kiếm không gian làm việc. Nhìn chung, việc đặt cọc được xem là bước cần thiết để bên cần thuê giữ chỗ và đảm bảo quyền lợi cho hai bên. Tuy nhiên, để tránh trường hợp bị mất tiền cọc, dưới đây là một số kinh nghiệm hay.

Đặt cọc khi thuê văn phòng là gì?

Đặt cọc khi thuê văn phòng là một khoản tiền hoặc tài sản có giá trị (kim quý, đá quý…) mà bên thuê (người đi thuê văn phòng) giao cho bên cho thuê (chủ tòa nhà hoặc đơn vị quản lý) trong một thời hạn nhất định. Mục đích chính của việc đặt cọc là để:

• Đảm bảo việc giao kết hợp đồng, thể hiện sự chắc chắn khi giao dịch của bên thuê.
• Đảm bảo bên thuê sẽ thực hiện nghĩa vụ đã cam kết trong hợp đồng. Ví dụ như thanh toán tiền thuê đúng hạn, giữ gìn tài sản thuê, không vi phạm các điều khoản khác.
• Bồi thường thiệt hại trong một số trường hợp bên thuê chấm dứt hợp đồng hoặc vi phạm các điều khoản trong nội dung hợp đồng.

Có nên đặt cọc khi thuê văn phòng?

Theo khoản 1 Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015 không có quy định bắt buộc hợp đồng thuê nhà phải có điều khoản về đặt cọc. Việc đặt cọc chỉ là thỏa thuận của hai bên nhằm đảm bảo thực hiện hợp đồng. Theo đó, có 2 loại tiền đặt cọc là tiền giữ chỗ và tiền cọc thuê văn phòng

Tiền cọc giữ chỗ

Đây là khoản tiền không bắt buộc mà bên thuê trả cho bên cho thuê để được quyền ưu tiên giữ mặt bằng trước khi ký hợp đồng chính thức. Khoản tiền này thường có giá trị thấp dao động từ vài trăm đến vài triệu đồng, tùy vào thỏa thuận giữa hai bên. Tiền đặt cọc giữ chỗ không phải là yêu cầu bắt buộc mà thường được thực hiện khi bên thuê muốn giữ quyền ưu tiên thuê văn phòng. 

Tiền cọc thuê văn phòng

Đây là khoản tiền mà bên thuê trả cho bên cho thuê để xác nhận việc thuê văn phòng và cam kết thực hiện đầy đủ các điều khoản trong hợp đồng. Mức tiền đặt cọc này thường là khoảng 3 tháng tiền thuê, chưa tính phí quản lý và thuế. 

Tuy nhiên, trong một số trường hợp, khoản tiền này có thể bao gồm các phí trên. Vì vậy, khi ký hợp đồng, bên thuê cần thỏa thuận rõ ràng để tránh hiểu lầm và xác định mức phí phù hợp.

5 cách giúp bạn tránh mất tiền cọc

Để tránh mất tiền cọc oan, người thuê văn phòng cần chú ý một số vấn đề dưới đây:

Kiểm tra người ký hợp đồng

Trước khi đặt cọc, bạn cần xác định rõ ai là người ký hợp đồng cho thuê. Nếu là người đại diện, hãy yêu cầu giấy xác nhận ủy quyền hợp pháp từ chủ sở hữu bất động sản. Việc này giúp bạn tránh tình huống ký hợp đồng với người không có thẩm quyền, tới khi muốn giải quyết tranh chấp hoặc đòi lại cọc nhưng không được giải quyết.

Xác minh tính pháp lý của bất động sản

Trước khi đặt cọc, bạn cần kiểm tra kỹ các giấy tờ pháp lý của bất động sản mà mình định thuê. Hãy đảm bảo rằng tài sản không có vấn đề về quyền sở hữu hoặc tranh chấp. Việc này giúp bạn tránh rơi vào tình huống bị mất tiền cọc nếu bất động sản không hợp pháp hoặc gặp vấn đề pháp lý.

Xác định rõ giá trị cọc và các khoản phí liên quan

Khi đặt cọc, cần thỏa thuận rõ ràng với bên cho thuê về số tiền cọc và các khoản phí liên quan như phí quản lý, thuế, các khoản phụ phí khác. Điều này giúp tránh phát sinh rủi ro, tranh chấp sau này hoặc bạn phải chi trả các khoản không rõ ràng.

Thỏa thuận rõ ràng về thời hạn đặt cọc

Bạn cần xác định chính xác thời gian đặt cọc và điều kiện để giao dịch chính thức bắt đầu. Nếu sau thời gian này một trong hai bên không thực hiện nghĩa vụ, họ phải bồi thường. Điều này giúp bạn có sự bảo vệ hợp pháp và không bị mất tiền cọc khi giao dịch bị hủy bỏ hoặc trì hoãn.

Chú ý các điều khoản đền bù khi phá vỡ hợp đồng

Trong hợp đồng đặt cọc, cần ghi rõ các điều khoản về đền bù khi có bên phá vỡ thỏa thuận. Nếu bên thuê hoặc bên cho thuê đơn phương hủy bỏ hợp đồng cần phải chịu trách nhiệm bồi thường tiền cọc hoặc thiệt hại khác theo thỏa thuận. Điều này giúp bạn bảo vệ quyền lợi và tránh mất tiền cọc không đáng có.

Hy vọng rằng, bài viết trên đã trả lời thỏa đáng cho câu hỏi có nên đặt cọc khi thuê văn phòng của bạn. Nếu còn bất cứ câu hỏi nào, đừng ngần ngại liên hệ với Gems Office để được giải đáp sớm nhất.