7 Sai Lầm Khi Thuê Văn Phòng Và Cách Tránh

Thuê văn phòng là một trong những quyết định quan trọng bậc nhất của doanh nghiệp, bởi không gian làm việc không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất nhân viên mà còn định hình hình ảnh thương hiệu. Tuy nhiên, trên thực tế, rất nhiều doanh nghiệp – đặc biệt là các công ty khởi nghiệp và SME – đã mắc phải những sai lầm phổ biến khiến chi phí đội lên, hiệu quả vận hành giảm đi hoặc hợp đồng trở thành gánh nặng.

Dưới đây là 7 sai lầm thường gặp khi chọn thuê văn phòng cùng giải pháp giúp bạn tránh rơi vào “cái bẫy” tốn kém này.

Chọn văn phòng chỉ dựa vào giá thuê

Nhiều doanh nghiệp bị hấp dẫn bởi mức giá rẻ mà bỏ qua những yếu tố quan trọng khác như vị trí, tiện ích, dịch vụ quản lý hay tiềm năng phát triển. Một văn phòng giá thấp nhưng xa trung tâm, thiếu an ninh hoặc hệ thống kỹ thuật kém có thể khiến chi phí ẩn gia tăng nhiều lần.

Cách tránh:
Hãy đặt tiêu chí “giá trị sử dụng trên mỗi đồng chi phí” thay vì giá thuê đơn thuần. Đừng quên tính thêm phí quản lý, điện nước, bãi đỗ xe và các khoản phát sinh.

Không khảo sát vị trí thực tế

Một sai lầm phổ biến khác là chỉ xem thông tin qua hình ảnh hoặc brochure mà không trực tiếp đến khảo sát. Điều này khiến doanh nghiệp dễ bỏ lỡ những yếu tố quan trọng: giao thông, lưu lượng xe, môi trường xung quanh, dịch vụ tiện ích lân cận.

Cách tránh:
Luôn dành thời gian đến tận nơi để cảm nhận không gian, quan sát giao thông giờ cao điểm và đánh giá tiện ích xung quanh.

Bỏ qua khả năng mở rộng trong tương lai

Doanh nghiệp thường chỉ chọn diện tích vừa đủ cho hiện tại, mà không tính đến nhu cầu tăng trưởng nhân sự sau 1–2 năm. Hậu quả là phải di dời, tốn chi phí setup lại toàn bộ, ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh.

Cách tránh:
Chọn văn phòng có phương án mở rộng diện tích hoặc tòa nhà có nhiều sàn trống để dễ dàng điều chỉnh khi quy mô tăng.

Không đọc kỹ hợp đồng thuê

Nhiều chủ doanh nghiệp ký hợp đồng mà không chú ý các điều khoản ràng buộc: thời hạn thuê tối thiểu, điều kiện chấm dứt, chi phí dịch vụ, thời gian miễn phí thi công. Điều này dễ dẫn đến tranh chấp hoặc thiệt hại tài chính.

Cách tránh:
Đọc kỹ hợp đồng, hỏi rõ những điều khoản mập mờ. Tốt nhất, hãy tham khảo ý kiến của luật sư hoặc chuyên viên bất động sản trước khi ký kết.

Đánh giá thấp tiện ích và dịch vụ quản lý

Một văn phòng không có hệ thống điều hòa tốt, thang máy hiện đại, an ninh 24/7 hay dịch vụ vệ sinh chuyên nghiệp sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm nhân viên và hiệu quả làm việc.

Cách tránh:
Ưu tiên các tòa nhà có dịch vụ quản lý chuyên nghiệp, hệ thống tiện ích đầy đủ và tiêu chuẩn an toàn (PCCC, an ninh, bảo trì kỹ thuật).

Thiết kế không gian thiếu khoa học

Nhiều doanh nghiệp thuê văn phòng có mặt bằng không phù hợp: ánh sáng kém, không gian ngột ngạt, khó phân chia khu vực. Điều này làm giảm năng suất và tăng chi phí thi công nội thất.

Cách tránh:
Chọn mặt bằng vuông vắn, nhiều ánh sáng tự nhiên, dễ phân chia không gian. Hãy lên kế hoạch thiết kế sơ bộ trước khi quyết định ký hợp đồng thuê.

Không so sánh và tham khảo nhiều lựa chọn

Một số doanh nghiệp vội vàng chốt ngay tòa nhà đầu tiên thấy phù hợp mà không khảo sát thêm. Điều này dễ khiến bạn bỏ lỡ cơ hội thuê văn phòng có giá tốt hơn hoặc tiện ích toàn diện hơn.

Cách tránh:
Luôn khảo sát ít nhất 3–5 tòa nhà khác nhau, so sánh về giá, vị trí, tiện ích và dịch vụ trước khi ra quyết định.

Kết luận

Thuê văn phòng không chỉ đơn thuần là tìm một chỗ ngồi làm việc, mà còn là bước đi chiến lược ảnh hưởng lâu dài đến hiệu quả vận hành và sự phát triển của doanh nghiệp. Bằng cách tránh 7 sai lầm thường gặp khi thuê văn phòng, bạn sẽ chọn được một không gian lý tưởng: vị trí thuận lợi, tiện ích đầy đủ và chi phí hợp lý.

Thực tế, nhiều doanh nghiệp hiện nay đang tìm đến các mô hình văn phòng chuyên nghiệp như tại Gems Empire Tower nơi hội tụ đầy đủ 3 yếu tố quan trọng: vị trí trung tâm dễ kết nối, hệ thống tiện ích hiện đại và dịch vụ quản lý chuẩn quốc tế. Đây chính là giải pháp giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, nâng cao hình ảnh thương hiệu và kiến tạo môi trường làm việc hiệu quả, bền vững.

Một quyết định sáng suốt hôm nay có thể giúp bạn tiết kiệm hàng trăm triệu đồng trong tương lai, đồng thời tạo dựng dấu ấn chuyên nghiệp trong mắt khách hàng và đối tác.