Phí dịch vụ thuê văn phòng gồm những khoản nào?

Một hợp đồng thuê văn phòng có thể nhìn rất gọn trên giấy, nhưng phần làm người thuê đau đầu lại nằm ở các khoản phí đi kèm. Thật ra, phí dịch vụ thuê văn phòng thường là phần dễ bị bỏ sót nhất khi so sánh giá thuê văn phòng giữa các tòa nhà.

Điều này quan trọng vì cùng một diện tích thuê, tổng chi phí thực trả có thể lệch khá xa nếu phí quản lý văn phòng, phí vận hành tòa nhà văn phòng, tiền điện nước, phí gửi xe hay phí điều hòa được tính theo cách khác nhau. Bài này của Gems Empire sẽ đi thẳng vào cấu trúc phí, cách tính theo m2 và cách đọc hợp đồng để tránh những khoản phát sinh khó chịu.

Người thuê hay vướng nhất ở chỗ nào?

Phí dịch vụ thuê văn phòng là tổng các khoản chi trả ngoài tiền thuê cơ bản, thường gắn với việc sử dụng, vận hành và duy trì tòa nhà văn phòng. Nó có thể bao gồm phí quản lý, vệ sinh, an ninh, điều hòa khu vực chung, bảo trì, tiện ích và đôi khi cả một phần điện nước tùy mô hình tòa nhà.

Nói ngắn gọn vậy thôi, nhưng khi đi thuê thật, vấn đề không nằm ở tên gọi. Vấn đề nằm ở cách tòa nhà tách khoản nào đã bao gồm, khoản nào tính riêng, và khoản nào tăng theo diện tích thuê hay theo mức sử dụng thực tế. Nhiều người chỉ nhìn giá thuê văn phòng niêm yết rồi ký vội, đến lúc nhận báo phí mới thấy tổng ngân sách lệch đi khá nhiều.

Nếu bạn đang cân nhắc giữa văn phòng hạng A, văn phòng hạng B hay văn phòng trọn gói, đây là phần cần đọc kỹ nhất. Cùng một mặt bằng, cách tính phí dịch vụ văn phòng khác nhau có thể làm thay đổi hẳn bài toán chi phí hàng tháng.

Dịch vụ giải quyết như thế nào, và nên đọc hợp đồng theo thứ tự nào?

Cách dễ nhất là bóc tách hợp đồng theo ba lớp: tiền thuê cơ bản, phí dịch vụ tòa nhà, rồi đến các khoản phát sinh theo nhu cầu sử dụng. Gems Empire thường khuyên người thuê đi theo đúng thứ tự này để khỏi bị rối.

Bước đầu tiên là xác định diện tích thuê. Nhiều nơi tính trên diện tích thuê thực, có nơi quy đổi sang diện tích sử dụng theo cách riêng của ban quản lý. Chỉ riêng chỗ này thôi đã đủ tạo ra khác biệt nếu bạn không đọc kỹ. Sau đó, hãy xem phí dịch vụ thuê văn phòng tính theo m2 hay theo đầu người, vì mỗi cách sẽ dẫn đến một bức tranh chi phí khác nhau.

Bước tiếp theo là kiểm tra những khoản đã nằm trong phí dịch vụ tòa nhà văn phòng. Thường sẽ có phí quản lý, phí an ninh, phí vệ sinh khu vực chung, phí vận hành hệ thống, và chi phí bảo trì định kỳ. Một số tòa nhà còn tách riêng phí điều hòa ngoài giờ, phí gửi xe, phí tiện ích, hoặc tiền điện nước theo chỉ số đo đếm riêng.

Đến đoạn cuối, đừng quên phần điều khoản sử dụng. Nếu hợp đồng thuê văn phòng có quy định về thời gian hoạt động, số giờ điều hòa tiêu chuẩn, phí ngoài giờ, hay cách xử lý thay đổi diện tích, bạn nên đọc kỹ trước khi chốt. Nói thật, nhiều khoản tăng chi phí không nằm ở con số thuê ban đầu mà nằm ở những dòng chữ nhỏ này.

Quy trình đọc phí trong 5 phút

1. Xem giá thuê cơ bản trên m2.
2. Tách rõ phí dịch vụ văn phòng đã bao gồm gì.
3. Hỏi cách tính tiền điện nước, điều hòa, gửi xe.
4. Kiểm tra phí ngoài giờ và phí phát sinh khi tăng ca.
5. Đối chiếu toàn bộ với diện tích thuê thực tế.

Nếu chỉ làm đúng 5 bước đó, bạn đã tránh được khá nhiều tình huống “nhìn rẻ mà hóa ra không rẻ”.

Chi phí thực tế: bảng giá kèm các yếu tố ảnh hưởng

Phần này là thứ người thuê cần nhất, vì chỉ nhìn giá thuê văn phòng riêng lẻ thì chưa đủ. Muốn so sánh đúng, phải tính tổng chi phí thuê văn phòng theo diện tích và theo mô hình sử dụng.

Cách hình dung tổng chi phí theo diện tích thuê

Giả sử bạn thuê một văn phòng 100 m2. Nếu giá thuê cơ bản nhìn có vẻ hợp lý nhưng phí dịch vụ văn phòng lại cao, tổng ngân sách cuối tháng vẫn có thể vượt dự tính. Trường hợp thuê văn phòng trọn gói, bạn lại có lợi ở chỗ dễ kiểm soát số tiền phải trả, nhưng bù lại biên độ linh hoạt cho việc tùy chỉnh không gian thường không rộng bằng mô hình truyền thống.

Điểm mấu chốt ở đây là đừng so sánh đơn giá theo cảm tính. Hãy cộng đủ: tiền thuê, phí dịch vụ tòa nhà văn phòng, điện nước, gửi xe, điều hòa ngoài giờ và các phí tiện ích khác. Chỉ khi gom đủ, bạn mới biết đâu là lựa chọn phù hợp với ngân sách thật.

Phí dịch vụ thuê văn phòng cao hay thấp phụ thuộc vào đâu?

Nó phụ thuộc vào loại tòa nhà, mức độ hoàn thiện của hệ thống vận hành, vị trí, dịch vụ đi kèm và cách ban quản lý phân bổ chi phí. Một văn phòng hạng A thường có tiêu chuẩn vận hành khác văn phòng hạng B, nên phí dịch vụ văn phòng cũng thường khác. Tuy vậy, cao chưa chắc đã là đắt nếu đổi lại bạn nhận được không gian mở, kính lớn đón ánh sáng tự nhiên, quản lý chuyên nghiệp và ít phát sinh ngoài dự kiến.

Ngược lại, phí thấp nhưng thiếu minh bạch thì lại là câu chuyện khác. Tôi hay nhìn vào cách tòa nhà giải thích các khoản phí hơn là chỉ nhìn con số niêm yết.

Điểm khác biệt so với cách làm thông thường hoặc đối thủ

Điểm khác nhau lớn nhất giữa các tòa nhà nằm ở chỗ họ gộp phí thế nào và có minh bạch hay không. Có nơi quảng cáo giá thuê rất hấp dẫn, nhưng khi cộng thêm phí quản lý văn phòng, phí vận hành tòa nhà văn phòng, phí điều hòa và gửi xe thì tổng chi phí lại lệch hẳn.

Với Gems Empire, điều người thuê thường quan tâm không chỉ là mặt bằng kinh doanh hay văn phòng cao cấp, mà còn là khả năng dùng diện tích linh hoạt từ 50 đến 1000 m2 sao cho khớp với kế hoạch phát triển. Cách bố trí này giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ, hoặc nhóm khởi nghiệp, dễ chọn quy mô phù hợp mà không phải “ôm” diện tích quá tay ngay từ đầu.

Một điểm nữa là thiết kế xanh, không gian mở và kính lớn đón ánh sáng tự nhiên. Nghe thì có vẻ là yếu tố thẩm mỹ, nhưng với người đi thuê lâu dài, nó ảnh hưởng đến trải nghiệm làm việc, cảm giác không gian và cả cách bố trí nội thất. Gems Empire Tower hiện có các dự án tại 201 Trường Chinh, Cầu Giấy và Nam Từ Liêm, nên người thuê ở Hà Nội cũng có thêm lựa chọn theo khu vực. Ở TP.HCM, nhu cầu thuê văn phòng và mặt bằng kinh doanh cao cấp cũng có thể được tư vấn theo hướng tương tự.

Văn phòng trọn gói hay truyền thống, nên chọn kiểu nào?

Nếu bạn muốn kiểm soát chi phí nhanh, ít phải xử lý vận hành, văn phòng trọn gói là lựa chọn đáng cân nhắc. Mô hình này thường giúp gói gọn nhiều khoản như phí dịch vụ, tiện ích và một số hạng mục vận hành, nên dễ dự trù hơn.

Còn nếu doanh nghiệp cần tùy chỉnh không gian sâu, muốn tự thiết kế theo nhận diện riêng hoặc có quy mô vận hành ổn định, văn phòng truyền thống lại linh hoạt hơn. Điểm đổi lại là bạn phải đọc hợp đồng cẩn thận hơn, vì phí dịch vụ thuê văn phòng và các chi phí phát sinh có thể không giống nhau giữa các tòa nhà.

Checklist đàm phán phí dịch vụ với chủ tòa nhà

• Hỏi rõ khoản nào đã nằm trong phí dịch vụ thuê văn phòng.
• Yêu cầu tách riêng điện nước, điều hòa, gửi xe nếu có thể.
• Làm rõ cách tính phí theo m2 hay theo đầu người.
• Kiểm tra phí ngoài giờ, phí vệ sinh phát sinh và phí bảo trì.
• So sánh cùng một diện tích thuê ở ít nhất hai phương án.
• Ghi rõ mọi cam kết vào hợp đồng thuê văn phòng.

Câu hỏi thực tế từ khách

Phí dịch vụ thuê văn phòng gồm những gì? Thường là phí quản lý, vệ sinh, an ninh, điều hòa khu vực chung, bảo trì hệ thống, tiện ích chung và một số khoản vận hành khác. Mỗi tòa nhà văn phòng có cách gộp khác nhau, nên đọc tên phí thôi chưa đủ, phải xem cả nội dung đi kèm.

Phí dịch vụ văn phòng được tính theo m2 hay theo đầu người? Cả hai cách đều có thể gặp. Mô hình phổ biến hơn vẫn là theo m2, nhưng với một số dịch vụ bổ sung, tòa nhà có thể tách theo số người dùng hoặc theo mức sử dụng thực tế.

Có thể thương lượng phí dịch vụ thuê văn phòng không? Có thể, nhất là khi bạn thuê diện tích lớn, ký hợp đồng dài hơn hoặc chấp nhận phương án phù hợp với cơ cấu tòa nhà. Điều nên thương lượng không chỉ là giá, mà còn là phạm vi dịch vụ, khung giờ điều hòa, phí ngoài giờ và thời gian phản hồi khi có sự cố.

Phí dịch vụ thuê văn phòng và phí quản lý khác nhau như thế nào? Phí quản lý thường là một phần của chi phí dịch vụ tòa nhà văn phòng, còn phí dịch vụ có thể là cách gọi rộng hơn, bao trùm nhiều hạng mục vận hành hơn. Nếu đọc hợp đồng thấy hai khái niệm này tách riêng, hãy xem kỹ phần mô tả để khỏi bị tính trùng.

Nếu bạn đang so sánh mặt bằng kinh doanh hoặc cho thuê văn phòng hạng A và hạng B tại Hà Nội hay TP.HCM, Gems Empire có thể hỗ trợ xem phương án phù hợp theo diện tích, nhu cầu sử dụng và cách tính phí dịch vụ thuê văn phòng. Liên hệ Gems Empire Tower tại 201 Trường Chinh, Hà Nội, hotline 086.9797.369, Zalo 086.9797.369, website https://gemsempiretower.vn/ để được phản hồi trong thời gian sớm và được hướng dẫn rõ phạm vi chi phí ngay từ đầu.

Kết luận

Khi đi thuê, đừng chỉ hỏi giá thuê văn phòng. Hãy hỏi luôn phí dịch vụ thuê văn phòng, cách tính theo m2, các khoản vận hành đi kèm và những điều khoản có thể làm chi phí đội lên sau này.

Nếu bạn muốn một góc nhìn thực tế hơn, Gems Empire có thể cùng bạn rà lại hợp đồng, so sánh phí dịch vụ văn phòng giữa các phương án và chọn cách thuê ít rủi ro hơn. Gửi nhu cầu qua hotline 086.9797.369 hoặc website của Gems Empire, rồi chốt phương án phù hợp trước khi bước sang giai đoạn ký kết.