Những lưu ý khi ký hợp đồng thuê văn phòng đó là hãy kiểm tra pháp lý, tiện ích, chi phí phát sinh và môi trường xung quanh để tránh rủi ro và tối ưu chi phí.

Lưu ý khi ký hợp đồng thuê văn phòng? 7 điều cần bạn cần nắm

Bên cạnh các vấn đề về mặt bằng, vị trí phù hợp với nhu cầu sử dụng thì một số vấn đề như tính pháp lý, thỏa thuận đặt cọc, điều khoản hợp đồng cũng cần bạn cần kiểm tra. Dưới đây là 7 lưu ý khi ký hợp đồng thuê văn phòng mà chuyên gia của Gems Office muốn chia sẻ tới bạn.

Kiểm tra tính pháp lý của bên cho thuê

Một lưu ý khi ký hợp đồng thuê văn phòng đó là hãy kiểm tra tính pháp lý của bên cho thuê để tránh rắc rối pháp lý khi hợp đồng bị vô hiệu hoặc gặp tranh chấp tài sản. Các vấn đề cần xác minh bao gồm:

• Giấy tờ sở hữu: Yêu cầu bên cho thuê cung cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu văn phòng. Nếu người đứng tên hợp đồng không phải là chủ sở hữu, cần có giấy ủy quyền hợp lệ và đảm bảo chữ ký trong hợp đồng trùng khớp với người có thẩm quyền.
• Thẩm quyền ký kết: Đảm bảo người ký hợp đồng là đại diện hợp pháp, có đủ quyền thay mặt tổ chức, cá nhân ký kết hợp đồng. Trong trường hợp ký với công ty, bạn nên kiểm tra thêm giấy phép kinh doanh để đối chiếu thông tin.

Kiểm tra tính pháp lý của bất động sản

Trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng, yếu tố pháp lý luôn phải được ưu tiên kiểm tra hàng đầu. Những giấy tờ bạn cần yêu cầu kiểm tra gồm:

• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (Sổ đỏ).
• Giấy phép xây dựng và các giấy tờ hoàn công hợp lệ (nếu là tòa nhà mới xây).
• Giấy chứng nhận quyền sở hữu công trình (Khi thuê tầng hoặc diện tích riêng biệt)
• Hợp đồng mua bán, cho thuê lại để xác định người đứng ra cho thuê có đúng là chủ sở hữu hoặc có quyền cho thuê hợp pháp hay không.
• Văn bản đồng thuận của bên thứ ba nếu mặt bằng thuộc sở hữu chung.

Lưu ý khi ký hợp đồng thuê văn phòng về vấn đề giá thuê

Chi phí thuê văn phòng không chỉ có tiền thuê hàng tháng mà còn phát sinh nhiều chi phí đi kèm. Bạn cần làm rõ điều này với chủ nhà để tránh phiền phức sau này.

• Về giá thuê hàng tháng: Thỏa thuận rõ đơn giá/m² hoặc giá trọn gói. Kiểm tra giá đã bao gồm thuế VAT hay chưa và mức giá có thay đổi theo từng năm hay không.
• Phí dịch vụ: Bao gồm các khoản như bảo trì, quản lý tòa nhà, dọn vệ sinh, bảo vệ, điện chiếu sáng khu vực chung, thang máy… Hãy yêu cầu cung cấp bảng phí chi tiết và xác nhận cụ thể trong hợp đồng.
• Chi phí phát sinh: Ngoài giá thuê và phí dịch vụ, bạn nên hỏi trước về các khoản khác như điện, nước, internet, phí làm ngoài giờ, phí giữ xe, phí sửa chữa mặt bằng khi trả lại,… Thỏa thuận trước cách tính phí và yêu cầu ghi rõ trong hợp đồng.

Kiểm tra hiện trạng của văn phòng

Một lưu ý khi ký hợp đồng thuê văn phòng đó là hãy yêu cầu kiểm tra hiện trạng mặt bằng, thiết bị điện, hệ thống điều hòa, thang máy, PCCC… Nếu có hư hỏng, cần ghi chú lại và yêu cầu chủ nhà sửa chữa hoặc cam kết trong hợp đồng.

Kiểm tra các điều khoản trong hợp đồng

Hợp đồng thuê cần thể hiện rõ ràng về quyền lợi, nghĩa vụ, cam kết giữa bên thuê và bên cho thuê. Mọi vấn đề về quyền/lợi ích đôi bên, giá thuê, vị trí, diện tích sử dụng… đều phải được thể hiện rõ trong hợp đồng. Có như vậy, bạn mới tránh rơi vào tình huống bị phát sinh chi phí ngoài ý muốn hoặc tranh chấp pháp lý về sau.

Nếu bạn không hiểu luật, đừng ngại nhờ đến sự tư vấn của luật sư hoặc người có kinh nghiệm trong lĩnh vực bất động sản. Họ sẽ giúp bạn rà soát hợp đồng kỹ lưỡng, phân tích các rủi ro tiềm ẩn.

Kiểm tra các tiện ích đi kèm

Lưu ý khi ký hợp đồng thuê văn phòng đó là bạn nên dành thời gian kiểm tra các tiện ích cơ bản như thang máy, hệ thống điện dự phòng, hệ thống an ninh như camera, bảo vệ, thẻ từ ra vào… Điều này nhằm đảm bảo doanh nghiệp vận hành ổn định và an toàn.

Ngoài ra, hãy hỏi thật kỹ chủ cho thuê về chế độ bảo trì, tần suất kiểm tra và cách xử lý khi có sự cố để tránh những rắc rối không đáng có sau này.

Kiểm tra môi trường xung quanh văn phòng cho thuê

Trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng, bạn cần khảo sát kỹ môi trường xung quanh để đảm bảo rằng khu vực này không bị ảnh hưởng bởi các yếu tố như ngập nước, bụi bẩn hay ô nhiễm tiếng ồn. Các yếu tố này có thể tác động đến môi trường làm việc và sự thoải mái của nhân viên. 

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng nên kiểm tra xem khu vực có thuận tiện cho việc di chuyển không. Ví dụ như đường xá, giao thông, quán ăn, ngân hàng, bãi gửi xe… Một vị trí thuận lợi sẽ giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả công việc và tạo ấn tượng tốt với khách hàng.

Kết luận

Hy vọng rằng, với 7 lưu ý khi ký hợp đồng thuê văn phòng trên đây sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn được một địa điểm làm việc ưng ý nhất. Nếu quý khách có nhu cầu thuê văn phòng đầy đủ tiện ích, giá tốt, hãy liên hệ với Gems Office để được tư vấn cụ thể.