Khi thuê văn phòng, kiểm tra giấy tờ pháp lý, hợp đồng, điều khoản rõ ràng sẽ giúp bạn bảo vệ quyền lợi và tránh rủi ro pháp lý không đáng có.

Những điều cần biết về pháp lý khi thuê văn phòng

Thuê văn phòng tưởng chừng đơn giản nhưng lại ẩn chứa không ít rủi ro pháp lý nếu bạn không nắm rõ các thủ tục cần thiết. Quy trình này bao gồm kiểm tra thông tin bên cho thuê, soạn thảo hợp đồng, xem xét tính pháp lý của mặt bằng…. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ về vấn đề pháp lý khi thuê văn phòng giúp bạn tránh rủi ro không đáng có.

Kiểm tra kỹ giấy tờ pháp lý của bên cho thuê

Trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng, bạn nên yêu cầu bên cho thuê cung cấp đầy đủ giấy tờ pháp lý.

• Đối với cá nhân: Kiểm tra CMND/CCCD, hộ khẩu, đăng ký kết hôn hoặc giấy xác nhận độc thân (nếu giá trị hợp đồng lớn).
• Đối với tổ chức: Xác thực Giấy chứng nhận quyền sở hữu, Giấy phép kinh doanh có ngành nghề bất động sản, giấy tờ ủy quyền (nếu ký thay).
• Đối với trung gian: Yêu cầu hợp đồng thuê gốc và giấy phép kinh doanh có ngành nghề cho thuê bất động sản.

Soạn thảo và ký kết hợp đồng thuê văn phòng rõ ràng

Hợp đồng thuê là căn cứ pháp lý ràng buộc quyền lợi của hai bên. Vì vậy, trong điều khoản hợp đồng cần nói rõ đến các thông tin sau:

• Thông tin chi tiết của bên thuê và bên cho thuê.
• Mô tả cụ thể diện tích, vị trí, trang thiết bị.
• Thời hạn thuê và điều khoản gia hạn.
• Giá thuê, phí dịch vụ, phương thức thanh toán, tiền đặt cọc.
• Quyền, nghĩa vụ, quy định sửa chữa, chuyển nhượng, chấm dứt hợp đồng.
• Điều khoản giải quyết tranh chấp, bồi thường thiệt hại.

Công chứng hoặc chứng thực hợp đồng thuê văn phòng

Theo quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành, hợp đồng thuê văn phòng không bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực. Đặc biệt là trong các trường hợp dưới đây:

• Giá trị hợp đồng lớn.
• Thời gian thuê dài hạn.
• Bên cho thuê là cá nhân.
• Hai bên chưa có sự quen biết, chưa từng hợp tác.

Việc công chứng sẽ giúp đảm bảo hợp đồng có giá trị pháp lý cao hơn, đồng thời giảm thiểu nguy cơ tranh chấp trong quá trình thuê. Trong trường hợp xảy ra tranh chấp, hợp đồng đã công chứng sẽ giúp rút ngắn quy trình giải quyết tại tòa án.

Quý doanh nghiệp có thể tiến hành công chức tại phòng công chứng nhà nước, tư nhân. Nếu không công chứng, hợp đồng có thể được chứng thực tại UBND cấp xã/phường nơi có văn phòng cho thuê.

Đăng ký kinh doanh hoặc thay đổi địa chỉ trụ sở

Nếu thuê văn phòng để đặt trụ sở kinh doanh, bạn cần làm thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở với Sở Kế hoạch và Đầu tư (nơi doanh nghiệp đã đăng ký). Đây là thủ tục bắt buộc để pháp lý của doanh nghiệp được công nhận hợp lệ.

Một số lưu ý quan trọng dành cho bạn:

• Địa chỉ trụ sở phải có trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc được phép đặt văn phòng (nếu là cao ốc cho thuê).
• Hợp đồng thuê văn phòng phải được đính kèm hồ sơ thay đổi địa chỉ khi nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh.
• Nếu không thực hiện cập nhật địa chỉ trụ sở, doanh nghiệp có thể bị phạt vi phạm hành chính và gây ảnh hưởng đến tính hợp lệ của các giao dịch kinh doanh.

Trên đây là một số vấn đề pháp lý khi thuê văn phòng mà doanh nghiệp cần nắm rõ để tránh vấn đề phát sinh sau này. Nếu cần thiết, bạn có thể liên hệ luật sư để được tư vấn quy trình đúng theo quy định của pháp luật.