Quy trình thuê văn phòng với 5 giai đoạn chính sẽ được chúng tôi chia sẻ ngay trong bài viết sau giúp chủ doanh nghiệp tối ưu hoá chi phí, giảm sai sót, rủi ro.

Quy trình thuê văn phòng từ A-Z: Những bước bạn không thể bỏ qua

Để tránh những phát sinh và rủi ro ngoài ý muốn, hãy tham khảo quy trình thuê văn phòng dưới đây. Các bước được Gems Office xây dựng thành lộ trình giúp bạn tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí và lựa chọn được không gian phù hợp nhất với nhu cầu sử dụng.

Giai đoạn 1: Xác định nhu cầu

Trước khi bắt đầu tìm kiếm mặt bằng, doanh nghiệp cần xác định rõ các yếu tố dưới đây để biết được bạn đang cần gì, nhu cầu sử dụng ra sao:

• Quy mô diện tích: Dựa trên số lượng nhân sự hiện tại và kế hoạch mở rộng trong 1-3 năm tới.
• Ngân sách: Xác định tổng chi phí có thể chi trả hàng tháng, bao gồm giá thuê, phí dịch vụ, điện, nước, internet, chi phí bảo trì.
• Vị trí: Ưu tiên khu vực thuận tiện giao thông để tạo điều kiện cho nhân viên di chuyển và dễ dàng tiếp cận khách hàng, đối tác.
• Loại hình văn phòng: Văn phòng truyền thống, officetel hay coworking space. Theo đó, văn phòng truyền thống phù hợp với doanh nghiệp cần sự ổn định, officetel thích hợp cho startup hoặc công ty nhỏ và coworking space có thể giúp tối ưu chi phí, tạo môi trường kết nối và linh hoạt trong thời gian thuê.
• Thời gian thuê: Doanh nghiệp cần xác định cần thuê ngắn hạn, dài hạn hay linh hoạt theo từng giai đoạn phát triển để lên kế hoạch ngân sách hợp lý.
  
• Tiện ích cần thiết: Thang máy, bãi đỗ xe, phòng họp, khu vực lễ tân, an ninh, điều hòa, ánh sáng tự nhiên.
• Phong cách làm việc: Không gian mở, phòng riêng hay thiết kế kết hợp.

Việc xác định chính xác nhu cầu ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tránh phát sinh chi phí không cần thiết.

Giai đoạn 2: Tìm kiếm và đánh giá văn phòng

Việc tìm kiếm và đánh giá có thể tìm hiểu qua các nguồn như hội nhóm trên mạng xã hội, review trên Google, tham khảo chuyên gia hoặc người quen. Sau đó, đến xem trực tiếp và đánh giá theo những yếu tố sau:

• Vị trí và giao thông: Văn phòng có nằm ở khu vực thuận tiện di chuyển cho nhân viên và khách hàng? Giao thông có thường xuyên kẹt xe vào giờ cao điểm không?
• Chất lượng xây dựng, bảo trì tòa nhà: Tòa nhà có được bảo trì định kỳ, hệ thống điện nước ổn định, thang máy hoạt động tốt không?
• Cơ sở vật chất và tiện ích: Hệ thống điều hòa, thang máy, bãi đỗ xe, camera an ninh, khu vực vệ sinh có sạch sẽ và hoạt động ổn định không?
• Ánh sáng và không gian làm việc: Văn phòng làm việc cần có đủ ánh sáng tự nhiên, không gian có thông thoáng và dễ dàng sắp xếp theo mô hình làm việc của doanh nghiệp không?
• An ninh: Tòa nhà có hệ thống bảo vệ 24/7, kiểm soát ra vào chuyên nghiệp và an toàn cho tài sản không?
• Thái độ, sự chuyên nghiệp của ban quản lý: Bộ phận quản lý tòa nhà có hỗ trợ nhanh chóng, rõ ràng, xử lý sự cố tốt hay không?

Giai đoạn 3: Đàm phán và ký hợp đồng

Sau khi xác định được mặt bằng thuê hợp lý, doanh nghiệp tiến hành đàm phán và ký hợp đồng. Khi soạn thảo, các điều khoản bạn cần chú ý bao gồm: giá thuê, thời gian thuê, phương thức thanh toán, phí dịch vụ, tiền đặt cọc.

Trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp cần đọc kỹ từng điều khoản để đảm bảo hiểu rõ toàn bộ nội dung và quyền lợi đi kèm. Nếu hợp đồng có những điều khoản chưa rõ ràng, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến luật sư để được tư vấn chính xác. 

Ngoài ra, việc kiểm tra chi tiết các phụ lục, bao gồm hiện trạng văn phòng và danh mục tài sản sẽ giúp doanh nghiệp tránh tranh chấp trong quá trình sử dụng.

Giai đoạn 4: Hoàn thiện và chuyển đến văn phòng mới

Sau khi hoành thành ký hợp đồng, doanh nghiệp sẽ bước vào giai đoạn chuẩn bị chuyển đến văn phòng mới. Ở bước này, bạn cần hoàn tất các thủ tục pháp lý như công chứng hợp đồng và thực hiện đăng ký thay đổi địa chỉ kinh doanh theo quy định. 

Song song đó, bạn sẽ lên ý tưởng bố trí không gian làm việc bao gồm các hoạt động như: thiết kế, thi công nội thất, lắp đặt trang thiết bị, internet và điện thoại để đi vào hoạt động. Cuối cùng, lập kế hoạch vận chuyển đồ đạc ở địa điểm cũ và thông báo địa chỉ mới đến khách hàng để không gián đoạn kinh doanh.

Giai đoạn 5: Đánh giá và kiểm tra định kỳ

Sau khi đã chuyển đến và bắt đầu vận hành, doanh nghiệp vẫn cần liên tục đánh giá hiệu quả sử dụng văn phòng. Việc kiểm tra định kỳ sẽ giúp bạn xác định xem không gian có thực sự đáp ứng nhu cầu hoạt động hay không. 

Trên đây là 5 giai đoạn chính trong quy trình thuê văn phòng nhằm giúp doanh nghiệp chọn được không gian phù hợp nhất với nhu cầu sử dụng. Hy vọng rằng, bài viết trên đã chia sẻ tới bạn những thông tin hữu ích.