Table of Contents

Thuê văn phòng lần đầu: doanh nghiệp cần chuẩn bị gì?

Thuê văn phòng lần đầu là bước quan trọng với startup, SME, văn phòng đại diện hoặc doanh nghiệp mới tách khỏi mô hình làm việc tại nhà, coworking, quán cà phê hoặc không gian dùng chung. Đây không chỉ là việc tìm một địa chỉ làm việc, mà còn liên quan đến ngân sách, diện tích, hợp đồng, chi phí setup, tiền đặt cọc, phí dịch vụ, hình ảnh thương hiệu và trải nghiệm nhân sự.

Với doanh nghiệp lần đầu thuê văn phòng, sai lầm phổ biến là chỉ hỏi “giá thuê bao nhiêu một tháng” mà chưa tính đủ chi phí thuê văn phòng thực tế. Ngoài tiền thuê mặt bằng, doanh nghiệp còn cần chuẩn bị phí dịch vụ, VAT, điện điều hòa, gửi xe, internet, setup bàn ghế, biển hiệu, tiền cọc và các điều khoản trong hợp đồng thuê.

Lần đầu thuê văn phòng và chưa biết bắt đầu từ đâu?

Liên hệ Gems Empire Tower để được tư vấn diện tích, ngân sách, chi phí ban đầu và lịch xem văn phòng thực tế tại 201 Trường Chinh, Thanh Xuân.

Hotline: 086 9797 369

Tóm tắt nhanh: thuê văn phòng lần đầu cần chuẩn bị gì?

Doanh nghiệp thuê văn phòng lần đầu cần chuẩn bị ngân sách thuê, số lượng nhân sự, diện tích mong muốn, khu vực phù hợp, hồ sơ công ty, kế hoạch setup, tiền đặt cọc và checklist kiểm tra hợp đồng. Quan trọng nhất là phải tính tổng chi phí thuê trong 6–12 tháng đầu, không chỉ nhìn vào giá thuê/m².

Cần xác định: số nhân sự, diện tích, ngân sách, thời gian vào làm.
Cần tính trước: tiền thuê, phí dịch vụ, VAT, đặt cọc, setup, gửi xe, internet.
Cần kiểm tra: vị trí, bãi xe, thang máy, điều hòa, điện, nhà vệ sinh, an ninh.
Cần đọc kỹ: hợp đồng thuê, điều kiện hoàn cọc, thời hạn thuê, chấm dứt sớm.
Cần tránh: đặt cọc khi chưa xem mặt bằng thực tế hoặc chưa rõ tổng chi phí.

Vì sao doanh nghiệp thuê văn phòng lần đầu dễ phát sinh chi phí?

Doanh nghiệp thuê văn phòng lần đầu thường chưa có kinh nghiệm so sánh báo giá, kiểm tra hợp đồng và dự toán chi phí setup. Vì vậy, nhiều khoản ban đầu tưởng nhỏ nhưng cộng lại có thể tạo áp lực lớn lên dòng tiền, đặc biệt với startup hoặc doanh nghiệp mới thành lập.

Một văn phòng có giá thuê thấp chưa chắc là phương án tiết kiệm nếu chưa bao gồm phí dịch vụ, VAT, điện điều hòa ngoài giờ, gửi xe hoặc cần setup nhiều. Ngược lại, một văn phòng có giá thuê cao hơn một chút nhưng bàn giao tốt, vị trí thuận tiện và ít phát sinh có thể phù hợp hơn về dài hạn.

Khoản dễ bị bỏ sót	Vì sao phát sinh?	Cách chuẩn bị
Tiền đặt cọc	Thường cần thanh toán trước khi nhận mặt bằng	Hỏi rõ cọc mấy tháng và điều kiện hoàn cọc
Phí dịch vụ	Có thể tính riêng ngoài giá thuê	Yêu cầu báo giá ghi rõ đã gồm hay chưa
VAT	Không phải báo giá nào cũng thể hiện rõ	Kiểm tra nếu doanh nghiệp cần hóa đơn
Setup văn phòng	Bàn ghế, internet, biển hiệu, thiết bị họp thường không nằm trong tiền thuê	Lập ngân sách setup riêng
Điện, điều hòa, gửi xe	Phát sinh theo nhu cầu sử dụng thực tế	Hỏi rõ đơn giá, cách tính và quy định ngoài giờ

Bước 1: Xác định mục đích thuê văn phòng

Trước khi tìm mặt bằng, doanh nghiệp cần xác định rõ mục đích thuê văn phòng. Văn phòng dùng để làm việc nội bộ, tiếp khách, đăng ký địa chỉ, tuyển dụng, họp nhóm hay vận hành đội ngũ cố định sẽ dẫn đến nhu cầu khác nhau về diện tích, vị trí và chi phí.

Nên xác định trước

Văn phòng dùng cho bao nhiêu nhân sự?
Có cần tiếp khách, phỏng vấn, họp đối tác không?
Cần văn phòng riêng hay văn phòng trọn gói?
Cần vào làm ngay hay có thời gian setup?
Cần ổn định lâu dài hay thuê linh hoạt?

Mô hình phù hợp

Nhóm nhỏ: văn phòng trọn gói hoặc 30–50m².
Startup 10–20 người: văn phòng 50–100m².
SME 20–50 người: văn phòng 100–300m².
Thường tiếp khách: ưu tiên vị trí dễ tìm, có phòng họp.
Ngân sách hạn chế: ưu tiên mặt bằng bàn giao tốt, ít setup.

Tham khảo thêm: văn phòng cho startup nếu doanh nghiệp đang ở giai đoạn đầu và cần tối ưu chi phí thuê.

Bước 2: Tính số nhân sự và diện tích cần thuê

Diện tích là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí thuê. Doanh nghiệp lần đầu thuê văn phòng không nên chỉ tính số bàn làm việc, mà cần tính thêm phòng họp, khu tiếp khách, pantry, tủ hồ sơ, lối đi, khu máy in và diện tích dự phòng nếu tăng nhân sự trong 6–12 tháng tới.

Quy mô nhân sự	Diện tích gợi ý	Phù hợp với	Trang nên xem thêm
3–5 nhân sự	Văn phòng trọn gói hoặc diện tích rất nhỏ	Nhóm dự án, văn phòng đại diện, startup mới	Thuê văn phòng trọn gói Hà Nội
5–10 nhân sự	30–50m²	Startup nhỏ, nhóm vận hành gọn	Văn phòng nhỏ 30–50m² tại Hà Nội
10–20 nhân sự	50–100m²	Startup tăng trưởng, SME nhỏ	Văn phòng 50–100m² tại Hà Nội
20–50 nhân sự	100–300m²	SME, công ty dịch vụ, thương mại, công nghệ, tư vấn	Văn phòng cho doanh nghiệp 20–50 nhân sự

Lưu ý: nếu doanh nghiệp đang tăng trưởng, nên chọn diện tích đủ dùng cho ít nhất 6–12 tháng tới. Thuê quá sát nhu cầu hiện tại có thể khiến doanh nghiệp phải chuyển văn phòng sớm.

Bước 3: Chuẩn bị ngân sách thuê văn phòng

Ngân sách thuê văn phòng cần được chia thành hai phần: chi phí hằng tháng và chi phí ban đầu. Chi phí hằng tháng gồm tiền thuê, phí dịch vụ, VAT, điện, điều hòa, gửi xe và internet. Chi phí ban đầu gồm tiền cọc, tiền thuê kỳ đầu, setup nội thất, biển hiệu, internet, thiết bị và chi phí chuyển văn phòng nếu có.

Nhóm ngân sách	Khoản cần chuẩn bị	Gợi ý kiểm tra
Chi phí hằng tháng	Tiền thuê, phí dịch vụ, VAT, điện, điều hòa, gửi xe, internet	Tính theo tổng chi phí sử dụng, không chỉ giá thuê/m²
Chi phí ban đầu	Đặt cọc, tiền thuê kỳ đầu, setup, biển hiệu, nội thất	Chuẩn bị trước khi ký hợp đồng và nhận mặt bằng
Chi phí phát sinh	Làm ngoài giờ, cải tạo, sửa chữa, hoàn trả mặt bằng	Kiểm tra trong hợp đồng trước khi đặt cọc

Xem thêm: cách chọn văn phòng phù hợp với ngân sách doanh nghiệp để tránh chọn văn phòng vượt quá khả năng tài chính.

Bước 4: Chọn khu vực thuê văn phòng phù hợp

Vị trí văn phòng ảnh hưởng đến nhân sự, khách hàng, đối tác và chi phí vận hành. Doanh nghiệp thuê văn phòng lần đầu nên chọn khu vực thuận tiện cho đa số nhân sự, dễ tìm địa chỉ, có bãi xe phù hợp và chi phí thuê không quá áp lực.

Khu vực đáng cân nhắc tại Hà Nội

Thanh Xuân: phù hợp startup, SME cần chi phí thuê dễ cân đối.
Trường Chinh: kết nối nhiều hướng, thuận tiện di chuyển.
Gần Ngã Tư Sở: kết nối Thanh Xuân, Đống Đa, Cầu Giấy, Hà Đông.
Cầu Giấy, Nam Từ Liêm nếu doanh nghiệp cần gần cộng đồng công nghệ, startup.

Tiêu chí chọn khu vực

Nhân sự đi làm có thuận tiện không?
Khách hàng và đối tác có dễ tìm không?
Có bãi gửi xe máy, ô tô không?
Khu vực có phù hợp hình ảnh doanh nghiệp không?
Chi phí thuê có phù hợp ngân sách không?

Gợi ý: doanh nghiệp có thể tham khảo văn phòng cho thuê Thanh Xuân, cho thuê văn phòng Trường Chinh và văn phòng cho thuê gần Ngã Tư Sở.

Bước 5: Chuẩn bị checklist khi đi xem mặt bằng

Với doanh nghiệp thuê văn phòng lần đầu, xem mặt bằng thực tế là bước rất quan trọng. Không nên quyết định chỉ dựa trên ảnh, mô tả hoặc báo giá. Khi đi xem văn phòng, doanh nghiệp nên kiểm tra cả mặt bằng thuê, tòa nhà, khu vực xung quanh và các tiện ích vận hành.

Hạng mục kiểm tra	Cần xem gì?	Vì sao quan trọng?
Mặt bằng	Diện tích, layout, cột, ánh sáng, điều hòa, ổ điện	Ảnh hưởng đến bố trí bàn ghế và phòng họp
Tòa nhà	Sảnh, thang máy, vệ sinh, bãi xe, an ninh, lễ tân	Ảnh hưởng trải nghiệm nhân sự và khách hàng
Khu vực xung quanh	Đường vào, giao thông, ăn uống, gửi xe, nhận diện địa chỉ	Ảnh hưởng vận hành hằng ngày
Điều kiện bàn giao	Bàn giao thô, hoàn thiện cơ bản, có nội thất hay không	Quyết định chi phí setup ban đầu

Cách làm tốt: nên xem mặt bằng vào giờ làm việc thực tế để kiểm tra thang máy, bãi xe, tiếng ồn, ánh sáng và giao thông quanh tòa nhà.

Bước 6: Hỏi rõ báo giá và các khoản chi phí đi kèm

Khi nhận báo giá, doanh nghiệp cần yêu cầu thể hiện rõ từng khoản thay vì chỉ ghi một con số tổng. Báo giá càng rõ, doanh nghiệp càng dễ so sánh giữa các phương án và tránh phát sinh sau khi ký hợp đồng.

Giá thuê tính theo USD/m²/tháng hay VNĐ/m²/tháng?
Giá thuê đã bao gồm phí dịch vụ chưa?
Giá thuê đã bao gồm VAT chưa?
Phí điện, điều hòa, nước, internet tính thế nào?
Phí gửi xe máy, ô tô và chỗ để xe cho khách ra sao?
Có phí làm ngoài giờ, cuối tuần hoặc ngày lễ không?
Tiền đặt cọc bao nhiêu tháng?
Thời gian miễn phí setup nếu có là bao lâu?

Tham khảo thêm: phí dịch vụ văn phòng là gì? và cách tính giá thuê văn phòng theo m².

Bước 7: Kiểm tra hợp đồng trước khi đặt cọc

Doanh nghiệp thuê văn phòng lần đầu cần đọc kỹ hợp đồng trước khi đặt cọc. Hợp đồng là căn cứ quan trọng để xử lý tiền cọc, thời hạn thuê, chi phí phát sinh, quyền cải tạo, bàn giao mặt bằng và chấm dứt hợp đồng trước hạn.

Điều khoản cần kiểm tra	Cần làm rõ	Rủi ro nếu bỏ qua
Tiền đặt cọc	Số tháng cọc, thời điểm thanh toán, điều kiện hoàn cọc	Mất cọc hoặc tranh chấp khi kết thúc thuê
Thời hạn thuê	Ngày bắt đầu, ngày kết thúc, điều kiện gia hạn	Không chủ động kế hoạch vận hành
Chi phí thuê	Giá thuê, phí dịch vụ, VAT, tỷ giá nếu có	Tổng chi phí cao hơn dự kiến
Bàn giao mặt bằng	Tình trạng bàn giao, tài sản đi kèm, biên bản bàn giao	Tranh chấp khi hoàn trả mặt bằng
Chấm dứt sớm	Thời hạn báo trước, phạt hợp đồng, xử lý tiền cọc	Mất cọc hoặc phát sinh phí phạt

Xem thêm: hợp đồng thuê văn phòng cần lưu ý gì? để rà soát kỹ trước khi ký.

Bước 8: Chuẩn bị chi phí setup và kế hoạch vào làm

Sau khi ký hợp đồng, doanh nghiệp cần chuẩn bị kế hoạch setup để có thể vào làm đúng thời điểm. Tùy điều kiện bàn giao, chi phí setup có thể đơn giản hoặc khá lớn. Các hạng mục thường gặp gồm bàn ghế, internet, mạng nội bộ, biển hiệu, phòng họp, tủ hồ sơ, pantry và thiết bị văn phòng.

Hạng mục nên setup trước

Bàn ghế làm việc cơ bản.
Internet, wifi, mạng nội bộ.
Điện, điều hòa, ánh sáng.
Phòng họp hoặc khu họp nhỏ.
Khu tiếp khách nếu thường gặp đối tác.

Hạng mục có thể bổ sung sau

Trang trí nhận diện thương hiệu.
Pantry chi tiết.
Cây xanh, tranh ảnh, phụ kiện.
Tủ hồ sơ hoặc kệ bổ sung.
Tối ưu layout sau 1–2 tuần vận hành.

Tham khảo thêm: chi phí setup văn phòng gồm những gì? nếu doanh nghiệp cần dự toán ngân sách trước khi vào làm.

Những sai lầm cần tránh khi thuê văn phòng lần đầu

Doanh nghiệp lần đầu thuê văn phòng thường gặp các lỗi giống nhau: chọn theo giá rẻ, không tính tổng chi phí, không xem mặt bằng thực tế, không đọc kỹ hợp đồng hoặc thuê diện tích không phù hợp với kế hoạch tăng trưởng.

Sai lầm thường gặp

Chỉ nhìn giá thuê/m².
Không tính phí dịch vụ và VAT.
Không dự toán chi phí setup.
Đặt cọc khi chưa xem mặt bằng kỹ.
Không kiểm tra điều kiện hoàn cọc.
Thuê quá nhỏ hoặc quá lớn so với nhu cầu.

Cách tránh

Yêu cầu báo giá chi tiết bằng văn bản.
Tính tổng chi phí thuê 6–12 tháng đầu.
Xem mặt bằng thực tế trước khi đặt cọc.
Đọc kỹ hợp đồng và phụ lục.
Chọn diện tích theo kế hoạch tăng trưởng.
So sánh ít nhất 2–3 phương án cùng khu vực.

Xem thêm: những sai lầm khi thuê văn phòng khiến doanh nghiệp tốn thêm chi phí.

Gems Empire Tower có phù hợp với doanh nghiệp thuê văn phòng lần đầu không?

Gems Empire Tower 201 Trường Chinh là lựa chọn đáng cân nhắc cho startup, SME, văn phòng đại diện và doanh nghiệp lần đầu thuê văn phòng tại Hà Nội. Vị trí tại 201 Trường Chinh, Thanh Xuân, gần Ngã Tư Sở giúp doanh nghiệp kết nối thuận tiện tới Thanh Xuân, Đống Đa, Cầu Giấy, Hà Đông và các khu vực lân cận.

Vị trí: 201 Trường Chinh, Thanh Xuân, Hà Nội.
Giá thuê tham khảo: khoảng 11–17 USD/m²/tháng.
Phù hợp với: startup, SME, văn phòng đại diện, doanh nghiệp 5–50 nhân sự.
Diện tích gợi ý: văn phòng nhỏ, 50–100m², 100–300m² tùy tình trạng mặt bằng.
Hỗ trợ: tư vấn diện tích, báo giá, chi phí ban đầu, điều kiện thuê và lịch xem văn phòng thực tế.

Gợi ý phù hợp: Gems Empire Tower 201 Trường Chinh nếu doanh nghiệp cần văn phòng tại Thanh Xuân, Trường Chinh, gần Ngã Tư Sở.

Checklist thuê văn phòng lần đầu

Trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng lần đầu, doanh nghiệp nên kiểm tra checklist dưới đây để hạn chế rủi ro và tránh phát sinh ngoài dự kiến.

Trước khi đi xem văn phòng

Xác định số lượng nhân sự.
Xác định diện tích mong muốn.
Xác định ngân sách tối đa mỗi tháng.
Chọn khu vực ưu tiên.
Chuẩn bị danh sách câu hỏi về giá và phí.

Khi xem mặt bằng

Kiểm tra layout, ánh sáng, điều hòa.
Kiểm tra thang máy, bãi xe, vệ sinh, an ninh.
Hỏi rõ điều kiện bàn giao.
Chụp ảnh/video mặt bằng để so sánh.
Đánh giá khả năng bố trí bàn ghế và phòng họp.

Trước khi đặt cọc

Yêu cầu báo giá chi tiết bằng văn bản.
Kiểm tra giá đã gồm phí dịch vụ và VAT chưa.
Hỏi rõ tiền cọc và điều kiện hoàn cọc.
Đọc kỹ hợp đồng thuê.
Tính tổng chi phí 6–12 tháng đầu.

Trước khi vào làm

Setup internet, bàn ghế, điện, điều hòa.
Lập sơ đồ chỗ ngồi.
Kiểm kê tài sản bàn giao.
Cập nhật địa chỉ công ty nếu cần.
Thông báo nhân sự, khách hàng, đối tác.

Tư vấn miễn phí trong ngày

Lần đầu thuê văn phòng? Nhận tư vấn trước khi đặt cọc

Doanh nghiệp lần đầu thuê văn phòng thường dễ bỏ sót chi phí, chọn sai diện tích hoặc chưa nắm rõ điều khoản hợp đồng. Để tránh phát sinh ngoài dự kiến, bạn có thể để lại thông tin để Gems Empire Tower tư vấn phương án phù hợp.

01
Tư vấn diện tích theo số nhân sự

02
Tính nhanh chi phí thuê ban đầu

03
Đặt lịch xem văn phòng thực tế

Gems Empire Tower: 201 Trường Chinh, Thanh Xuân, gần Ngã Tư Sở · Giá tham khảo 11–17 USD/m²/tháng

Nhận tư vấn thuê văn phòng lần đầu

Điền thông tin, đội ngũ tư vấn sẽ liên hệ lại để gợi ý phương án văn phòng phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

Thông tin của bạn chỉ dùng để tư vấn văn phòng, không chia sẻ cho bên thứ ba.

FAQ thuê văn phòng lần đầu

Thuê văn phòng lần đầu cần chuẩn bị gì?

Doanh nghiệp cần chuẩn bị số lượng nhân sự, diện tích mong muốn, ngân sách thuê, khu vực ưu tiên, chi phí đặt cọc, chi phí setup, hồ sơ công ty, checklist xem mặt bằng và danh sách câu hỏi về hợp đồng thuê.

Doanh nghiệp mới nên thuê văn phòng bao nhiêu m²?

Doanh nghiệp mới 5–10 nhân sự có thể cân nhắc văn phòng 30–50m². Doanh nghiệp 10–20 nhân sự nên xem văn phòng 50–100m². Nếu đội ngũ 20–50 nhân sự, nên cân nhắc diện tích 100–300m² tùy mô hình vận hành.

Thuê văn phòng lần đầu cần bao nhiêu tiền?

Chi phí ban đầu thường gồm tiền đặt cọc, tiền thuê kỳ đầu, phí dịch vụ, VAT nếu có, chi phí setup, internet, nội thất, biển hiệu và các khoản vận hành ban đầu. Doanh nghiệp nên tính tổng chi phí trong 6–12 tháng đầu.

Có nên thuê văn phòng trọn gói khi mới bắt đầu không?

Có thể. Văn phòng trọn gói phù hợp với startup, nhóm nhỏ hoặc văn phòng đại diện cần vào làm nhanh, ít chi phí setup ban đầu và linh hoạt theo số lượng nhân sự.

Cần hỏi gì khi đi xem văn phòng lần đầu?

Doanh nghiệp nên hỏi giá thuê, phí dịch vụ, VAT, tiền cọc, điều kiện hoàn cọc, diện tích tính thuê, điều kiện bàn giao, điện điều hòa, gửi xe, internet, thời gian setup và điều khoản chấm dứt hợp đồng.

Có cần đọc kỹ hợp đồng trước khi đặt cọc không?

Có. Doanh nghiệp cần đọc kỹ hợp đồng trước khi đặt cọc, đặc biệt là điều khoản tiền cọc, hoàn cọc, thời hạn thuê, phí dịch vụ, VAT, chấm dứt trước hạn và điều kiện hoàn trả mặt bằng.

Startup nên chọn khu vực nào khi thuê văn phòng lần đầu tại Hà Nội?

Startup nên chọn khu vực có chi phí thuê phù hợp, giao thông thuận tiện và dễ tiếp cận nhân sự. Thanh Xuân, Trường Chinh, gần Ngã Tư Sở là các khu vực đáng cân nhắc nếu doanh nghiệp cần cân bằng giữa chi phí và kết nối giao thông.

Gems Empire Tower có hỗ trợ doanh nghiệp thuê văn phòng lần đầu không?

Có. Gems Empire Tower hỗ trợ doanh nghiệp tư vấn diện tích, báo giá, chi phí ban đầu, điều kiện thuê và lịch xem văn phòng thực tế tại 201 Trường Chinh, Thanh Xuân, Hà Nội.

Cập nhật lần cuối: Tháng 5/2026. Nội dung trong bài được xây dựng theo hướng tư vấn thực tế cho startup, SME và doanh nghiệp lần đầu thuê văn phòng. Giá thuê, diện tích và tình trạng mặt bằng có thể thay đổi theo từng thời điểm. Doanh nghiệp nên liên hệ Gems Empire Tower để nhận tư vấn và báo giá cập nhật.

Nhận tư vấn thuê văn phòng lần đầu tại Gems Empire Tower

Gems Empire Tower hỗ trợ startup, SME và doanh nghiệp lần đầu thuê văn phòng tại khu vực Thanh Xuân, Trường Chinh, gần Ngã Tư Sở.

Tư vấn diện tích theo số lượng nhân sự
Cập nhật giá thuê và mặt bằng còn trống
Hỗ trợ tính chi phí thuê, đặt cọc và setup
Đặt lịch xem văn phòng thực tế tại 201 Trường Chinh