Tổng hợp những khoản chi phí thuê văn phòng dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp xác định ngân sách phù hợp trước khi thuê mặt bằng, tránh phát sinh ngoài mong muốn.

Dự toán ngân sách thuê văn phòng – Những khoản chi phí ẩn

Chi phí thuê văn phòng là vấn đề quan trọng mà mọi doanh nghiệp cần cân nhắc trước khi quyết định chọn mặt bằng làm việc. Bởi lẽ, chi phí này không chỉ bao gồm tiền thuê hàng tháng mà còn ẩn chứa nhiều chi phí ẩn khác. Việc nắm rõ và dự toán chi tiết ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân sách tốt hơn, tránh rơi vào tình trạng “vỡ kế hoạch” sau khi đã đi vào hoạt động.

Chi phí thuê văn phòng – Các khoản cố định

Khi doanh nghiệp thuê văn phòng, sẽ có một số khoản chi phí bắt buộc phải chi trả hàng tháng hoặc theo định kỳ, không phụ thuộc vào mức độ sử dụng. Đây gọi là các chi phí cố định và cần được xác định trong ngân sách ban đầu để tránh phát sinh ngoài ý muốn.

Chi phí thuê mặt bằng văn phòng

Đây là khoản tiền doanh nghiệp phải trả cho chủ toà nhà để sử dụng không gian văn phòng. Chi phí này thường được tính theo đơn giá trên mỗi mét vuông, chủ doanh nghiệp có thể thanh toán hàng tháng/quý/năm, tùy điều khoản trong hợp đồng. Mức giá thuê phụ thuộc vào vị trí, hạng tòa nhà và thời hạn thuê.

Phí quản lý tòa nhà

Phí quản lý hay còn gọi là phí dịch vụ là khoản chi trả cho các hoạt động vận hành và duy trì môi trường làm việc trong tòa nhà như dọn dẹp khu vực chung, bảo vệ, chăm sóc cây xanh, vận hành thang máy, điện nước khu vực công cộng và lễ tân. Mức phí này được tính theo m² và thường không bao gồm chi phí điện nước riêng trong văn phòng hoặc phí gửi xe.

Thuế giá trị gia tăng (VAT)

Khi thuê văn phòng, doanh nghiệp cũng cần nộp thuế VAT theo quy định của nhà nước. Thuế suất áp dụng cho dịch vụ cho thuê văn phòng hiện nay là 10%. Khoản thuế này được tính trực tiếp trên giá thuê đã thỏa thuận trong hợp đồng và được thể hiện rõ trong hóa đơn thanh toán.

Các khoản chi phí ẩn khi thuê văn phòng

Ngoài những khoản phí hiển nhiên như tiền thuê và phí dịch vụ, doanh nghiệp còn cần lưu ý tới các chi phí ẩn. Đây là những khoản chi không được thể hiện rõ ràng trong hợp đồng hoặc có thể phát sinh trong quá trình sử dụng. Nếu không tính toán kỹ, các khoản này có thể đội ngân sách thuê văn phòng lên đáng kể.

Tiền điện cho hệ thống điều hòa

Không phải tòa nhà nào cũng bao gồm chi phí điều hòa trong phí dịch vụ. Tại nhiều văn phòng hạng C, tiền điện điều hòa thường tính riêng dựa trên công tơ phụ. Mức phí sẽ dao động tùy vào tần suất sử dụng, diện tích văn phòng và hiệu suất của hệ thống điều hòa. Trung bình, doanh nghiệp có thể phải trả thêm từ 1 – 1,5 USD/m²/tháng cho khoản này.

Tiền điện sử dụng nội bộ

Bên cạnh điều hòa, tiền điện dùng cho thiết bị văn phòng (máy tính, đèn, máy in, server…) cũng được tính riêng. Khoản phí này biến động hàng tháng tùy vào mức độ vận hành của từng doanh nghiệp.

Phí giữ xe cho nhân viên

Một số tòa nhà có ưu đãi miễn phí chỗ đậu xe cho khách thuê văn phòng theo diện tích sử dụng. Tuy nhiên, nhiều nơi tính phí đậu ô tô và xe máy riêng – và mức phí này có thể khá cao, đặc biệt ở khu vực trung tâm thành phố. Doanh nghiệp nên làm rõ số lượng xe được gửi miễn phí (nếu có) và chi phí gửi thêm xe ngay từ giai đoạn đàm phán.

Phí làm việc ngoài giờ hành chính

Nếu doanh nghiệp hoạt động ngoài khung giờ làm việc thông thường (sau 18h hoặc cuối tuần), sẽ phát sinh thêm phí ngoài giờ. Phí này nhằm chi trả cho việc vận hành hệ thống điện, nước, điều hòa trung tâm và nhân sự kỹ thuật. 

Mỗi tòa nhà có cách tính khác nhau theo diện tích thuê, theo số lượng thiết bị điều hòa hoặc tính trọn gói theo giờ. Khoản này có thể ảnh hưởng lớn đến ngân sách nếu công ty thường xuyên tăng ca.

Phí trong thời gian thi công nội thất

Mặc dù chủ tòa nhà có thể miễn tiền thuê trong thời gian thi công văn phòng, nhưng nhiều nơi vẫn thu phí dịch vụ trong giai đoạn này. Mức phí dao động từ 1 – 7 USD/m²/tháng tùy vào hạng tòa nhà. Đây là khoản dễ bị bỏ sót nếu không kiểm tra kỹ điều khoản hợp đồng.

Chi phí hoàn trả mặt bằng

Khi kết thúc hợp đồng thuê, doanh nghiệp thường phải trả lại mặt bằng đúng hiện trạng ban đầu. Điều này đồng nghĩa với chi phí tháo dỡ nội thất, di dời thiết bị, sửa chữa các hạng mục bị hỏng hoặc xây dựng lại các phần bị thay đổi. Nếu không ước lượng trước, doanh nghiệp có thể mất một khoản khá lớn vào cuối kỳ thuê.

Điều chỉnh giá thuê theo tỷ giá

Nhiều tòa nhà niêm yết giá thuê bằng USD và quy đổi sang VNĐ tại thời điểm thanh toán theo tỷ giá thực tế. Điều này khiến số tiền thuê biến động theo tỷ giá thị trường – tăng giảm không đoán trước được. Trong trường hợp tỷ giá tăng, chi phí thuê cũng tăng tương ứng. Vì thế, cần làm rõ điều khoản tỷ giá trong hợp đồng để tránh bị động.

Điều chỉnh đơn giá thuê theo thời gian

Một số hợp đồng có điều khoản điều chỉnh giá thuê sau 1 – 2 năm thuê. Mức tăng (hoặc giảm) tùy theo biến động thị trường hoặc thỏa thuận giữa hai bên. Dù không phải lúc nào cũng áp dụng nhưng doanh nghiệp cần lường trước khả năng giá thuê tăng sau một thời gian sử dụng.

Minh hoạ bảng dự toán ngân sách chi phí thuê văn phòng

Ví dụ, doanh nghiệp A cần thuê văn phòng có diện tích thuê là 100 m², tòa nhà hạng B, vị trí trung tâm TP. HCM, hợp đồng 3 năm. Bảng dự toán chi phí tham khảo như sau:

STT	Khoản mục chi phí	Đơn vị tính	Đơn giá ước tính	Tổng chi phí/Tháng	Ghi chú
Nhóm 1: Chi phí cố định
1	Tiền thuê văn phòng	m²	20 USD	2,000 USD	100 m² x 20 USD
2	Phí dịch vụ	m²	4 USD	400 USD	Tính trên diện tích thuê
3	Thuế VAT (10%)	–	10% x (1+2)	240 USD	VAT cho tiền thuê & dịch vụ
Nhóm 2: Chi phí biến đổi
4	Điện điều hòa	m²	1.2 USD	120 USD	Có thể thay đổi theo mùa
5	Điện tiêu thụ văn phòng	–	–	300 USD	Tùy mức sử dụng thiết bị
6	Phí gửi xe (5 xe máy + 1 ô tô)	–	–	100 USD	Ước tính trung bình
Nhóm 3: Chi phí bất thường
7	Phí làm ngoài giờ	Giờ	0.02 USD/m²/giờ	80 USD	Ước tính 10 giờ/tháng
Nhóm 4: Chi phí trả 1 lần
8	Phí dịch vụ thi công nội thất	m²/tháng	5 USD	500 USD	Trong 1-2 tháng đầu
9	Chi phí hoàn trả mặt bằng	m²	5 USD	500 USD	Trích quỹ dự phòng
Nhóm 5: Theo hợp đồng
10	Tăng giá thuê theo kỳ	%/năm	5%	~100 USD/năm	Sau năm thứ 2
11	Điều chỉnh tỷ giá	%	3–4%	Biến động theo thị trường	Nếu thanh toán theo USD
Nhóm 6: Chi phí khác
12	Bảo hiểm tài sản văn phòng	Năm	600 USD	50 USD/tháng	Tùy đơn vị bảo hiểm
Tổng chi phí ước tính hàng tháng ≈ 3,790 USD/tháng

Chi phí thuê văn phòng là một bài toán ngân sách cần được doanh nghiệp tính toán toàn diện và hiểu rõ từng hạng mục để chủ động hơn trong quá trình đàm phán hợp đồng. Với thông tin được tổng hợp trong bài viết trên, hy vọng rằng, bạn có thể lên kế hoạch tài chính hiệu quả và tối ưu hóa nguồn lực bền vững.