Nội quy tòa nhà văn phòng doanh nghiệp cần biết khi thuê văn phòng

Nội quy tòa nhà văn phòng là nhóm quy định doanh nghiệp cần nắm rõ trước và sau khi thuê văn phòng. Nội quy không chỉ liên quan đến giờ làm việc, gửi xe, thang máy, điều hòa, an ninh, vệ sinh, tiếp khách, chuyển đồ, sửa chữa mặt bằng mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí vận hành và trải nghiệm làm việc hằng ngày của nhân sự.

Với startup, SME, văn phòng đại diện hoặc doanh nghiệp lần đầu thuê văn phòng, việc chỉ quan tâm đến giá thuê/m² là chưa đủ. Trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp nên hỏi rõ các quy định vận hành của tòa nhà để tránh phát sinh chi phí ngoài giờ, phí gửi xe, phí điều hòa, hạn chế thi công, hạn chế treo biển hiệu hoặc bất tiện khi tiếp khách.

Nội quy tòa nhà văn phòng là gì?

Nội quy tòa nhà văn phòng là các quy định do chủ đầu tư, ban quản lý hoặc đơn vị vận hành tòa nhà đưa ra để đảm bảo hoạt động chung diễn ra an toàn, trật tự và thuận tiện cho tất cả khách thuê. Nội quy thường áp dụng cho việc ra vào tòa nhà, sử dụng khu vực chung, thang máy, bãi xe, hệ thống điều hòa, phòng kỹ thuật, vận chuyển hàng hóa, thi công nội thất, an ninh, vệ sinh và phòng cháy chữa cháy.

Nội quy tòa nhà có thể được thể hiện trong hợp đồng thuê văn phòng, phụ lục hợp đồng, sổ tay khách thuê hoặc thông báo của ban quản lý. Doanh nghiệp nên đọc kỹ các nội dung này trước khi nhận mặt bằng để tránh vi phạm không mong muốn.

Vì sao doanh nghiệp cần đọc kỹ nội quy tòa nhà trước khi thuê?

Nội quy tòa nhà ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng vận hành của doanh nghiệp. Một văn phòng có giá thuê phù hợp nhưng quy định làm ngoài giờ quá hạn chế, phí điều hòa ngoài giờ cao, thiếu chỗ gửi xe hoặc khó tiếp khách có thể không phù hợp với mô hình hoạt động thực tế.

Nội quy cần kiểm tra	Ảnh hưởng đến doanh nghiệp	Rủi ro nếu bỏ qua
Giờ làm việc	Ảnh hưởng đến lịch vận hành, làm thêm, tiếp khách	Phát sinh phí ngoài giờ hoặc bị hạn chế ra vào
Điều hòa ngoài giờ	Ảnh hưởng đến chi phí nếu làm tối/cuối tuần	Tổng chi phí thuê cao hơn dự kiến
Gửi xe	Ảnh hưởng đến nhân sự và khách đến giao dịch	Thiếu chỗ gửi xe, phát sinh phí gửi xe cao
Thi công, cải tạo	Ảnh hưởng đến tiến độ setup văn phòng	Không được thi công theo ý muốn hoặc phát sinh phí
Treo biển hiệu	Ảnh hưởng đến nhận diện thương hiệu	Không được gắn logo/tên công ty ở vị trí mong muốn

Tham khảo thêm: hợp đồng thuê văn phòng cần lưu ý gì? để kiểm tra các điều khoản liên quan trước khi ký.

1. Nội quy về giờ làm việc và làm ngoài giờ

Giờ làm việc là nội dung đầu tiên doanh nghiệp nên hỏi khi thuê văn phòng. Một số tòa nhà hoạt động theo giờ hành chính, một số cho phép khách thuê làm ngoài giờ nhưng cần đăng ký trước hoặc phát sinh thêm phí điều hòa, điện, bảo vệ và vận hành.

Câu hỏi cần hỏi	Vì sao quan trọng?	Phù hợp với doanh nghiệp nào?
Tòa nhà mở cửa từ mấy giờ đến mấy giờ?	Giúp nhân sự chủ động lịch làm việc	Mọi doanh nghiệp
Có được làm ngoài giờ không?	Quan trọng với công ty dự án, công nghệ, agency	Startup, công ty dịch vụ, IT, marketing
Làm cuối tuần có cần đăng ký không?	Tránh bị hạn chế ra vào khi có việc gấp	Doanh nghiệp vận hành linh hoạt
Phí ngoài giờ tính thế nào?	Ảnh hưởng đến tổng chi phí thuê thực tế	Doanh nghiệp thường làm thêm giờ

2. Nội quy về điều hòa, điện và chi phí ngoài giờ

Điều hòa và điện là hai khoản có thể ảnh hưởng đáng kể đến chi phí sử dụng văn phòng. Doanh nghiệp cần kiểm tra hệ thống điều hòa hoạt động theo giờ nào, có tính phí ngoài giờ không, điện văn phòng tính theo công tơ riêng hay theo định mức, và cách thanh toán các khoản phát sinh.

Khoản cần kiểm tra	Câu hỏi cụ thể	Lưu ý
Điều hòa trong giờ hành chính	Đã bao gồm trong giá thuê/phí dịch vụ chưa?	Cần xem rõ trong báo giá
Điều hòa ngoài giờ	Tính theo giờ, theo khu vực hay theo hệ thống?	Dễ phát sinh nếu làm tối/cuối tuần
Điện văn phòng	Có công tơ riêng không?	Giúp tính chi phí minh bạch
Thiết bị công suất lớn	Có cần đăng ký trước khi lắp đặt không?	Quan trọng nếu dùng server, máy in lớn, thiết bị kỹ thuật

Xem thêm: chi phí thuê văn phòng tại Hà Nội gồm những gì? để tính đủ tiền thuê, phí dịch vụ, điện, điều hòa, gửi xe và các khoản phát sinh.

3. Nội quy về bãi xe và đăng ký xe cho nhân sự

Bãi xe là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm nhân sự và khách hàng. Trước khi thuê văn phòng, doanh nghiệp nên hỏi rõ số lượng xe máy, ô tô được đăng ký, phí gửi xe hằng tháng, quy định gửi xe cho khách và thời gian hoạt động của bãi xe.

Lưu ý: với doanh nghiệp 20–50 nhân sự, bãi xe là tiêu chí rất quan trọng. Nếu bãi xe không đủ, chi phí và sự bất tiện hằng ngày có thể tăng lên đáng kể.

4. Nội quy sử dụng thang máy và khu vực chung

Thang máy, sảnh, hành lang, nhà vệ sinh, pantry chung và khu vực tiếp khách là các khu vực dùng chung trong tòa nhà. Doanh nghiệp cần tuân thủ nội quy để không ảnh hưởng đến các khách thuê khác.

Khu vực chung	Nội quy thường gặp	Doanh nghiệp cần lưu ý
Thang máy	Không chở hàng cồng kềnh trong giờ cao điểm nếu chưa đăng ký	Khi chuyển đồ/setup cần hỏi lịch sử dụng thang hàng
Sảnh tòa nhà	Không đặt hàng hóa, standee, vật dụng khi chưa được phép	Cần hỏi quy định nếu thường tổ chức sự kiện/đón khách
Hành lang	Không để đồ cá nhân, thùng hàng, vật cản lối đi	Liên quan đến an toàn và PCCC
Nhà vệ sinh/khu pantry	Sử dụng đúng chức năng, giữ vệ sinh chung	Phù hợp văn hóa làm việc của toàn tòa nhà

5. Nội quy về khách đến giao dịch

Nếu doanh nghiệp thường xuyên tiếp khách, phỏng vấn ứng viên hoặc làm việc với đối tác, cần hỏi rõ quy trình khách ra vào tòa nhà. Một số tòa yêu cầu đăng ký khách, xuất trình giấy tờ, nhận thẻ khách hoặc có bảo vệ/lễ tân hướng dẫn.

• Khách đến có cần đăng ký trước không?
• Có lễ tân hướng dẫn khách lên văn phòng không?
• Khách có cần xuất trình giấy tờ tùy thân không?
• Khách gửi xe ở đâu và phí gửi xe thế nào?
• Nếu khách đến ngoài giờ thì quy trình ra vào ra sao?

6. Nội quy về treo biển hiệu, logo và nhận diện công ty

Doanh nghiệp thuê văn phòng thường cần gắn biển tên, logo hoặc nhận diện thương hiệu tại cửa văn phòng, bảng chỉ dẫn tầng hoặc khu vực lễ tân. Tuy nhiên, không phải tòa nhà nào cũng cho phép treo biển theo ý muốn. Doanh nghiệp cần hỏi rõ quy định trước khi ký hợp đồng.

Nội dung cần hỏi	Vì sao quan trọng?	Lưu ý
Có được gắn biển tên tại cửa văn phòng không?	Giúp khách hàng, đối tác dễ nhận diện	Nên hỏi kích thước, chất liệu, vị trí
Có được hiển thị tên công ty ở bảng directory không?	Tăng tính chuyên nghiệp khi tiếp khách	Có thể có quy chuẩn riêng của tòa nhà
Có được dán decal/logo trên kính không?	Liên quan đến thiết kế văn phòng	Cần hỏi trước khi thi công
Có phát sinh phí làm biển không?	Ảnh hưởng chi phí setup ban đầu	Nên đưa vào ngân sách thuê

Tham khảo thêm: đăng ký địa chỉ công ty tại văn phòng thuê cần lưu ý gì? nếu doanh nghiệp cần thuê văn phòng làm trụ sở giao dịch.

7. Nội quy về thi công, sửa chữa và setup văn phòng

Trước khi setup văn phòng, doanh nghiệp cần hỏi rõ quy định thi công của tòa nhà. Các hạng mục như lắp vách ngăn, kéo điện, lắp mạng, lắp biển hiệu, khoan tường, thay sàn, sơn sửa hoặc vận chuyển nội thất thường cần đăng ký trước với ban quản lý.

Xem thêm: chi phí setup văn phòng gồm những gì? để lập ngân sách trước khi nhận mặt bằng.

8. Nội quy về chuyển đồ, nhận hàng và sử dụng thang hàng

Doanh nghiệp khi chuyển văn phòng hoặc nhận nội thất cần hỏi rõ quy định vận chuyển hàng hóa. Nhiều tòa nhà yêu cầu đăng ký trước thời gian chuyển đồ, sử dụng thang hàng, bảo vệ sàn/thang máy và không vận chuyển vào giờ cao điểm.

Hạng mục vận chuyển	Cần hỏi gì?	Rủi ro nếu không hỏi trước
Chuyển bàn ghế, tủ, thiết bị	Có cần đăng ký lịch chuyển đồ không?	Bị từ chối vận chuyển hoặc phải đổi lịch
Sử dụng thang hàng	Có thang hàng riêng không, dùng vào giờ nào?	Ảnh hưởng đến tiến độ setup
Nhận hàng hằng ngày	Shipper/giao nhận lên văn phòng hay gửi lễ tân?	Gây bất tiện cho vận hành
Vận chuyển ngoài giờ	Có được chuyển buổi tối/cuối tuần không?	Phát sinh phí hoặc không được vào tòa nhà

9. Nội quy về an ninh và kiểm soát ra vào

An ninh tòa nhà là yếu tố quan trọng với doanh nghiệp có tài sản, thiết bị, hồ sơ hoặc thường xuyên làm việc ngoài giờ. Doanh nghiệp nên hỏi rõ quy trình cấp thẻ ra vào, đăng ký nhân sự, khách đến làm việc, bảo vệ ngoài giờ và xử lý sự cố.

• Nhân sự có cần thẻ ra vào không?
• Khi có nhân sự mới hoặc nghỉ việc thì cập nhật thẻ thế nào?
• Có camera an ninh tại khu vực chung không?
• Nếu làm ngoài giờ thì bảo vệ hỗ trợ ra vào ra sao?
• Khi mất chìa khóa, thẻ ra vào hoặc tài sản thì quy trình xử lý thế nào?

10. Nội quy về vệ sinh, rác thải và khu vực chung

Vệ sinh văn phòng và khu vực chung ảnh hưởng đến trải nghiệm làm việc hằng ngày. Doanh nghiệp cần hỏi rõ phần nào thuộc trách nhiệm của tòa nhà, phần nào doanh nghiệp tự thực hiện hoặc thuê dịch vụ riêng.

Nội dung vệ sinh	Cần hỏi rõ	Lưu ý
Khu vực chung	Tòa nhà vệ sinh sảnh, hành lang, thang máy, nhà vệ sinh chung như thế nào?	Thường nằm trong phí dịch vụ
Bên trong văn phòng	Doanh nghiệp tự dọn hay có dịch vụ tòa nhà hỗ trợ?	Cần tính vào chi phí vận hành
Rác sinh hoạt	Đổ rác ở đâu, thời gian thu gom thế nào?	Tránh để rác ngoài hành lang
Rác lớn, đồ cũ	Có cần đăng ký khi bỏ bàn ghế, thùng hàng, vật dụng lớn không?	Cần hỏi ban quản lý trước

11. Nội quy về phòng cháy chữa cháy và an toàn tòa nhà

Doanh nghiệp thuê văn phòng cần tuân thủ các quy định an toàn chung của tòa nhà, đặc biệt là không chặn lối thoát hiểm, không tự ý can thiệp hệ thống điện chung, không để vật cản ở hành lang và không sử dụng thiết bị có nguy cơ mất an toàn nếu chưa được phép.

• Không đặt đồ ở hành lang, cầu thang bộ, lối thoát hiểm.
• Không tự ý đấu nối điện ngoài phạm vi được phép.
• Không che chắn đầu báo cháy, bình chữa cháy, thiết bị an toàn.
• Không lưu trữ vật liệu dễ cháy trong văn phòng.
• Không thi công làm ảnh hưởng hệ thống kỹ thuật chung.

12. Nội quy khi trả mặt bằng văn phòng

Khi kết thúc hợp đồng, doanh nghiệp cần trả mặt bằng theo điều kiện đã thỏa thuận. Nội quy trả mặt bằng thường liên quan đến tháo dỡ nội thất, vệ sinh, hoàn trả chìa khóa/thẻ ra vào, đối chiếu công nợ, bàn giao tài sản và xử lý tiền cọc.

Việc cần làm khi trả mặt bằng	Cần kiểm tra	Liên quan đến
Thông báo trước khi trả	Thời hạn báo trước trong hợp đồng	Chấm dứt hợp đồng, hoàn cọc
Tháo dỡ/hồi phục mặt bằng	Có phải khôi phục hiện trạng ban đầu không?	Chi phí hoàn trả mặt bằng
Đối chiếu công nợ	Tiền thuê, phí dịch vụ, điện, gửi xe, internet	Khấu trừ hoặc hoàn cọc
Bàn giao tài sản	Chìa khóa, thẻ ra vào, remote, tài sản đi kèm	Biên bản trả mặt bằng

Tham khảo thêm: biên bản bàn giao mặt bằng văn phòng gồm những gì? và điều khoản hoàn cọc khi thuê văn phòng.

Checklist nội quy cần hỏi trước khi thuê văn phòng

Trước khi đặt cọc hoặc ký hợp đồng thuê văn phòng, doanh nghiệp nên hỏi rõ các nội dung dưới đây để tránh phát sinh chi phí và bất tiện trong quá trình sử dụng.

Gems Empire Tower có phù hợp với doanh nghiệp cần vận hành văn phòng ổn định không?

Gems Empire Tower 201 Trường Chinh là lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp cần thuê văn phòng tại khu vực Thanh Xuân, Trường Chinh, gần Ngã Tư Sở. Tòa nhà phù hợp với startup, SME, văn phòng đại diện và doanh nghiệp cần văn phòng có vị trí dễ kết nối, chi phí thuê rõ ràng và thuận tiện cho hoạt động hằng ngày.

• Vị trí: 201 Trường Chinh, Thanh Xuân, Hà Nội.
• Giá thuê tham khảo: khoảng 11–17 USD/m²/tháng.
• Phù hợp với: startup, SME, doanh nghiệp 5–50 nhân sự, văn phòng đại diện.
• Diện tích gợi ý: văn phòng nhỏ, 50–100m², 100–300m² tùy tình trạng mặt bằng.
• Hỗ trợ: tư vấn diện tích, báo giá, chi phí ban đầu, điều kiện thuê và lịch xem văn phòng thực tế.

Gợi ý phù hợp: Gems Empire Tower 201 Trường Chinh nếu doanh nghiệp cần văn phòng tại Thanh Xuân, Trường Chinh, gần Ngã Tư Sở.

FAQ nội quy tòa nhà văn phòng

Nội quy tòa nhà văn phòng gồm những gì?

Nội quy tòa nhà văn phòng thường gồm quy định về giờ làm việc, ra vào tòa nhà, thẻ nhân viên, khách đến giao dịch, gửi xe, thang máy, điều hòa, điện, vệ sinh, an ninh, phòng cháy chữa cháy, thi công nội thất, treo biển hiệu và trả mặt bằng.

Thuê văn phòng có được làm ngoài giờ không?

Tùy từng tòa nhà. Doanh nghiệp cần hỏi rõ có được làm ngoài giờ, cuối tuần, ngày lễ không; cần đăng ký trước bao lâu và có phát sinh phí điều hòa, điện, bảo vệ hoặc vận hành ngoài giờ không.

Điều hòa ngoài giờ có tính phí không?

Có thể có. Một số tòa nhà tính phí điều hòa ngoài giờ theo giờ, theo khu vực hoặc theo hệ thống. Doanh nghiệp nên hỏi rõ trước khi thuê, đặc biệt nếu thường xuyên làm tối hoặc cuối tuần.

Doanh nghiệp có được treo biển hiệu trong tòa nhà không?

Thông thường có thể treo biển tên công ty theo quy định của tòa nhà. Doanh nghiệp cần hỏi rõ vị trí, kích thước, chất liệu, màu sắc, chi phí làm biển và có được hiển thị tên công ty tại bảng chỉ dẫn chung hay không.

Khi setup văn phòng có cần xin phép ban quản lý không?

Nên có. Các hạng mục như lắp vách ngăn, kéo điện, lắp mạng, khoan tường, sơn sửa, chuyển nội thất hoặc thi công ngoài giờ thường cần đăng ký với ban quản lý tòa nhà trước khi thực hiện.

Phí gửi xe khi thuê văn phòng cần hỏi gì?

Doanh nghiệp cần hỏi số lượng xe máy, ô tô được đăng ký, phí gửi theo tháng, chỗ gửi xe cho khách, thời gian hoạt động của bãi xe và quy định gửi xe ngoài giờ.

Nội quy tòa nhà có ảnh hưởng đến tiền cọc không?

Có thể có. Nếu doanh nghiệp vi phạm nội quy, làm hư hỏng tài sản, tự ý cải tạo, chưa thanh toán chi phí phát sinh hoặc không hoàn trả mặt bằng đúng thỏa thuận, tiền cọc có thể bị khấu trừ theo hợp đồng.

Gems Empire Tower có phù hợp với doanh nghiệp cần văn phòng vận hành ổn định không?

Có. Gems Empire Tower 201 Trường Chinh phù hợp với startup, SME, văn phòng đại diện và doanh nghiệp cần thuê văn phòng tại Thanh Xuân, Trường Chinh, gần Ngã Tư Sở với vị trí thuận tiện và chi phí thuê rõ ràng.

Cập nhật lần cuối: Tháng 5/2026. Nội dung trong bài mang tính tham khảo cho doanh nghiệp đang thuê và sử dụng văn phòng. Nội quy thực tế có thể khác nhau theo từng tòa nhà, hợp đồng thuê, diện tích thuê và chính sách vận hành tại từng thời điểm. Doanh nghiệp nên hỏi trực tiếp ban quản lý hoặc đơn vị cho thuê trước khi ký hợp đồng.